§ 75 Belegpflicht (VwV-SaeHO-21484)

Alle Buchungen sind zu belegen.

Zu § 75:

Inhaltsübersicht

1.Begriff und Arten der Belege

2.Zuständigkeiten

3.Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege

4.Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung

5.Begriff und Bestandteile der Kassenbelege

6.Belege in Zahlstellen

7.Arbeitsablaufbelege

8.Andere Belege

9.Ordnen der Rechnungsbelege

10.Ordnen der Kassenbelege

11.Ordnen der sonstigen Belege

12.Aufbewahren der Belege

13.Abweichende Regelungen

1.Begriff und Arten der Belege 1.1 Belege sind elektronische oder schriftliche Unterlagen beziehungsweise Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für 1.1.1 die Buchungen der Kasse oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle, 1.1.2 die Eintragungen der Zahlstelle und 1.1.3 die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Nummer 7).

1.2 Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen bei der gleichen Buchungsstelle belegt werden. Führt eine Buchung in einem automatisierten Verfahren zu weiteren Buchungen, so werden diese durch den Beleg für die ursprüngliche Buchung belegt.

1.3 Beim beleglosen Datenträgeraustausch kann bei Einnahmen auf Kassenbelege für die einzelnen Fälle verzichtet werden, wenn der Datenträger alle für die Buchung der Einzahlungen und die für eine spätere Bearbeitung notwendigen Daten enthält und diese Einzahlungen einzeln im Hauptzeitbuch oder in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch (Tageslisten) gebucht werden.

1.4 Für die Übertragung von Belegen auf andere Speichermedien gelten die Nummern 7 bis 13 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (­AufbewBest).

1.5 Folgende Arten der Belege sind zu unterscheiden:

1.5.1 Rechnungsbelege (Nummern 3 und 4), 1.5.2 Kassenbelege (Nummer 5) und 1.5.3 sonstige Belege (Nummern 6 bis 8).

2.Zuständigkeiten 2.1 Das Aufbewahren der Belege ist Aufgabe der Kasse. Dies gilt nicht für 2.1.1 begründende Unterlagen (verbleiben gemäß Nummer 10.3 zu § 70 bei der Anordnungsdienststelle), 2.1.2 Arbeitsablaufbelege (Nummer 7), die bei den am Verfahren beteiligten Stellen (Nummern 6 bis 9 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) aufzubewahren sind, und 2.1.3 Kostenverfügungen (Nummer 5.2 zu § 70), soweit sie von Zahlstellen erledigt werden (Nummer 11.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO), sowie Belege über Verwahrungen und Vorschüsse der Zahlstelle.

2.2 Hat das Staatsministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nummer 3.2 zu § 79), so obliegt diesen Stellen insoweit auch das Aufbewahren der Belege; die Bestimmungen der Nummern 3 bis 12 sind entsprechend anzuwenden.

3.Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege 3.1 Rechnungsbelege sind Belege für Buchungen in Rechnungslegungsbüchern (Nummer 3.1 zu § 80).

3.2 Rechnungsbelege bestehen aus 3.2.1 den Kassenanordnungen und ihren Anlagen (Nummern 1 bis 22 sowie Nummern 25 und 26 zu § 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nummer 3 Satz 2 der Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO (EDVBK) und Nummer 22.2 zu § 70), den kasseninternen Aufträgen (Nummer 27 zu § 70) – soweit sie zur Begründung von Buchungen in Rechnungslegungsbüchern dienen – oder den Ersatzbelegen (Nummer 25.6 zu § 71), 3.2.2 den Hinweisen, die die Verbindung zum Rechnungslegungsbuch – gegebenenfalls über die Zeitbücher – herstellen (Belegnummer) und 3.2.3 den Nachweisen der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nummer 4).

3.3 Zu den Rechnungsbelegen gehören außerdem 3.3.1 die begründenden Unterlagen (Nummer 10 zu § 70) zu Kassenanordnungen oder zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, die bei der Anordnungsstelle verbleiben (Nummer 2.1.1) und 3.3.2 die sonstigen den Rechnungsbelegen zuzuordnenden Unterlagen nach Nummer 3.4.

3.4 Sonstige den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen sind insbesondere 3.4.1 Erfassungs- oder Eingabebelege zur Berichtigung falsch erfasster Daten bei der Speicherbuchführung (Nummer 3.5 zu § 71), 3.4.2 Zwischen- und Verwendungsnachweise einschließlich Prüfungsvermerke über Zuwendungen nach Nummer 11.4 zu § 44, 3.4.3 Zusammenstellungen nach Nummer 48.1 zu § 70 (auch in Form maschinell erstellter Protokolle) und Nummer 19.2 zu § 71, 3.4.4 Titelverzeichnisse nach Nummer 9.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (ZBest) und 3.4.5 Mitteilungen der Kasse über beanstandete Kassenanordnungen und gegebenenfalls die Weisung des Anordnungsbefugten nach Nummer 12.3 zu § 79.

3.5 Belege für die Buchung von Einnahmen, die nicht Rechnungsbelege nach Nummer 3.2 sind (zum Beispiel Gutschriftsbelege), sind abweichend von Nummer 3.1 Kassenbelege. Das Gleiche gilt für Belege für die Buchung von Ausgaben im Lastschrifteinzugsverkehr. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof anordnen, dass Belege nach Satz 1 und 2 gleichwohl Rechnungsbelege sind.

4.Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung Der Nachweis der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nummer 3.2.3) wird geführt 4.1 bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen durch – die Bescheinigung der Datenerfassung, – die Bescheinigung der Datenverarbeitung (Nummer 7) und – bei Ausgaben zusätzlich durch die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nummer 49 zu § 70, 4.2 bei der Buchführung in visuell lesbaren Büchern 4.2.1 bei zum Soll gestellten Einnahmen (Nummer 8.9 zu § 71) durch die Bestätigung der Sollstellung, 4.2.2 bei nicht zum Soll gestellten Einnahmen durch Hinweise auf die Einzahlung und gegebenenfalls auf den Ersatzbeleg (Nummer 25.6 zu § 71) und 4.2.3 bei Ausgaben durch die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nummer 49 zu § 70, bei wiederkehrenden Ausgaben zusätzlich durch die Bestätigung der Sollstellung.

5.Begriff und Bestandteile der Kassenbelege 5.1 Kassenbelege sind Belege für Buchungen in 5.1.1 den Sachbüchern nach den Nummern 10 bis 14 zu § 71, 5.1.2 den Kontogegenbüchern, 5.1.3 den Rechnungslegungsbüchern, wenn die Belege nicht nach Nummer 3.5 Rechnungsbelege sind und 5.1.4 dem Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, dem Wertezeitbuch.

5.2 Für Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach den Nummern 10 bis 14 zu § 71 und in Rechnungslegungsbüchern gelten die Vorschriften über Rechnungsbelege sinngemäß.

5.3 Kassenbelege zu Buchungen in Kontogegenbüchern bestehen aus 5.3.1 den Kontoauszügen, 5.3.2 den Anlagen und den sonstigen Unterlagen zu den Kontoauszügen, 5.3.3 dem Hinweis auf die Buchung oder die Erfassung und 5.3.4 der Bescheinigung nach Nummer 15.5 zu § 71.

5.4 Kassenbelege zu Buchungen im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch bestehen aus 5.4.1 den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, 5.4.2 dem Hinweis auf die Buchung, 5.4.3 dem Nachweis der Auslieferung, 5.4.4 den zurückgegebenen Verwahrungsbescheinigungen oder den Entscheidungen der Anordnungsstellen nach Nummer 55.6 zu § 70 und 5.4.5 gegebenenfalls dem Nachweis der Verwertung oder der Vernichtung nach Erlöschen des Herausgabeanspruchs.

5.5 Kassenbelege zu Buchungen im Wertzeichenbuch bestehen aus 5.5.1 den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, den Lieferscheinen oder den schriftlichen Anforderungen der Kassen und Zahlstellen, 5.5.2 dem Hinweis auf die Buchung, 5.5.3 dem Nachweis der Auslieferung oder dem Hinweis auf die Buchung oder Eintragung des Verkaufserlöses und 5.5.4 gegebenenfalls dem Nachweis des Umtauschs und der Vernichtung.

6.Belege in Zahlstellen Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nummer 5, für Kostenverfügungen die der Nummer 3, sinngemäß.

7.Arbeitsablaufbelege 7.1 Arbeitsablaufbelege sind Belege, die bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen.

7.2 Arbeitsablaufbelege sind insbesondere 7.2.1 Abstimmbelege bei der Erfassung und Verarbeitung der Daten, 7.2.2 Begleitbelege für Datenträger, 7.2.3 Protokollausdrucke und Fehlermeldungen.

8.Andere Belege Ordnet das Staatsministerium der Finanzen die Führung weiterer Hilfsbücher an (Nummer 17.5 zu § 71), so bestimmt es das Nähere über die Belege zu diesen Büchern.

9.Ordnen der Rechnungsbelege 9.1 Rechnungsbelege mit Ausnahme der Daueranordnungen sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt und nach der laufenden Nummer der Buchung zu ordnen. Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so sind die Rechnungsbelege nach der Gliederung des Vorbuches zu ordnen.

9.2.1 Daueranordnungen und ihre Anlagen (Dauerbelege) sind gesondert in alphabetischer Ordnung zu sammeln. Sie sind endgültig den Rechnungsbelegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung fällig ist.

9.2.2 Werden Personenkonten nach Nummer 9.1 zu § 71 geführt, sind die dazugehörenden Dauerbelege in einem Verzeichnis zusammenzustellen.

9.2.3 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen treffen.

9.3 Bei Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege nach der Reihenfolge der Buchungen im Rechnungslegungsbuch zu ordnen.

9.4 Bei Buchführung in visuell lesbaren Büchern sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege zu ordnen 9.4.1 für die zum Soll zu stellenden Einnahmen und die wiederkehrenden Ausgaben nach der Reihenfolge der Sollstellungen und 9.4.2 für die übrigen Einnahmen und Ausgaben nach der Reihenfolge, in der sie im Rechnungslegungsbuch gebucht worden sind.

9.5 Werden mehrere Rechnungsbelege in Zusammenstellungen nach Nummer 19.2 zu § 71 oder in Titelverzeichnissen erfasst, so sind sie in der Reihenfolge ihrer Eintragungen zu ordnen. Für die Verbindung der Rechnungsbelege mit den Zusammenstellungen oder den Titelverzeichnissen gilt Nummer 2.2 zu § 70 sinngemäß.

9.6 Begründende Unterlagen nach Nummer 10 zu § 70 können in den Akten, die für Personen geführt werden, verbleiben.

10.Ordnen der Kassenbelege 10.1 Kassenbelege sind unbeschadet der Nummer 10.2 nach Büchern und bei Bedarf nach Buchungsstellen getrennt in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen; die Nummer 9.1 Satz 2 und Nummer 9.5 gelten entsprechend.

10.2 Für das Ordnen der Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nummer 14 zu § 71 gilt Nummer 9 entsprechend.

10.3 Die Belege sollen 10.3.1 beim Verwahrungsbuch für die Einzahlung und die dazugehörende Auszahlung zusammengefasst und in der Reihenfolge der Einzahlungsbuchungen geordnet werden, 10.3.2 beim Vorschussbuch für die Auszahlung und die dazugehörende Einzahlung zusammengefasst und in der Reihenfolge der Auszahlungsbuchungen geordnet werden.

11.Ordnen der sonstigen Belege 11.1 Die Arbeitsablaufbelege sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen und zu nummerieren.

11.2 Die Belege nach Nummer 8 sind in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen und zu nummerieren.

12.Aufbewahren der Belege 12.1 Die Belege sind gegen Verlust und Beschädigung gesichert aufzubewahren.

12.2 Die Belege müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist für Prüfungszwecke zur Verfügung stehen.

12.3 Die Art und die Dauer des Aufbewahrens richtet sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –). Nummer 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.

13.Abweichende Regelungen Wird die Buchführung über ein integriertes HKR-Verfahren nach Nummer 3.6 zu § 71 abgebildet, gelten für die Belege folgende Bestimmungen:

13.1 Ein Beleg ist eine elektronische oder schriftliche Unterlage, auf der ein Geschäftsvorfall und die Auswirkungen, die durch die Buchung ausgelöst werden, beschrieben sind.

13.2 Belege sind:

13.2.1 die in einem IT-Verfahren erzeugten Protokolle, Nachweise und Arbeitsablaufunterlagen, 13.2.2 die von der für Zahlungen zuständigen Stelle zu führenden Bücher, Zahlungsnachweise, zu erstellenden Abschlüsse mit den jeweils dazugehörigen Unterlagen, 13.2.3 Anordnungen für die Annahme und Auslieferung von Wertgegenständen und 13.2.4 Kontoauszüge und Bankbelege.

13.3 Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen belegt werden.

13.4 Belege sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt abzulegen.

13.5 Ist eine andere als in Nummer 13.4 beschriebene Ablageordnung zweckmäßiger, kann im Einvernehmen mit der für den Einzelplan zuständigen obersten Behörde nach dieser verfahren werden, soweit Auswertungsmöglichkeiten nach Haushaltsjahren, Buchungsstellen und Buchungsdatum zur Verfügung gestellt werden.

13.6 Anordnungen sind grundsätzlich mit den dazugehörigen begründenden Unterlagen abzulegen. Die gegenseitige Zuordnung ist stets sicherzustellen, dies gilt insbesondere bei getrennter Aufbewahrung von Anordnung und begründenden Unterlagen.

13.7 Daueranordnungen sind mit ihren Anlagen gesondert zu sammeln und endgültig den Belegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung fällig ist.