§ 80 Rechnungslegung (VwV-SaeHO-21484)

(1)Die zuständigen Stellen haben für jedes Haushaltsjahr auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher Rechnung zu legen. Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass für einen anderen Zeitraum Rechnung zu legen ist.

(2)Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher stellt das Staatsministerium der Finanzen für jedes Haushaltsjahr die Haushalts- und Vermögensrechnung auf.

Zu § 80 Absatz 1:

Inhaltsübersicht Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben Erster Abschnitt:

Allgemeines

1.Zweck und Umfang der Rechnungslegung

2.Zuständigkeiten Zweiter Abschnitt:

Einzelrechnung

3.Rechnungslegungsbücher

4.Rechnungsnachweisungen

5.Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse

6.Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen

7.Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Dritter Abschnitt:

Gesamtrechnung

8.Gliederung und Aufstellung Vierter Abschnitt:

Gemeinsame Bestimmungen

9.Sonstige Rechnungsunterlagen

10.Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen

11.Vorlage der Einzel- und Gesamtrechnung

12.Ergänzende Bestimmungen Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 80 SäHO:

Bestimmungen über die sonstigen Rechnungsunterlagen für staatliche Tiefbaumaßnahmen Muster zu § 80 SäHO:

Muster 1 Nachweisung der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse Muster 2 Nachweisung der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen Muster 3 Mitteilung an den Rechnungshof nach VwV Nummer 7.1.2 zu § 80 SäHO Erster Abschnitt: Allgemeines

1.Zweck und Umfang der Rechnungslegung 1.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.

1.2 Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher (Nummer 3) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nummer 3 zu § 75) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über 1.2.1 die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse (Nummer 5) und 1.2.2 die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen (Nummer 6).

1.3 Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben nach Nummer 8 in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung).

1.4 Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen (Nummer 9) ergänzt.

1.5 Die Rechnungslegung über Hochbaumaßnahmen richtet sich nach Abschnitt J RLBau Sachsen.

2.Zuständigkeiten Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind (Nummern 2 zu § 71, 3.2 zu § 79, 2 zu § 75), haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.

Zweiter Abschnitt: Einzelrechnung

3.Rechnungslegungsbücher 3.1 Rechnungslegungsbücher sind 3.1.1 das Titelbuch (Nummer 8 zu § 71), 3.1.2 die Vorbücher zum Titelbuch (Nummer 9 zu § 71) und 3.1.3 Zeitbücher, die mit dem Titelbuch oder mit Vorbüchern zum Titelbuch vereinigt sind (Nummer 4.4 zu § 71).

3.2 Werden Einnahmen und Ausgaben in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern gebucht, so sind für die Rechnungslegung mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudrucken. Der Rechnungshof kann verlangen, dass die einzelnen Buchungen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihm für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nummer 3.5 zu § 71).

3.3 Wird bei einer Haushaltsstelle für mehrere Anordnungsstellen getrennt gebucht (Nummer 8.1.1 zu § 71), sind die auf die einzelnen Dienststellen entfallenden Ergebnisse im Rechnungslegungsbuch mit Anordnungsstellen-Nummern zu unterscheiden.

4.Rechnungsnachweisungen 4.1 Rechnungsnachweisungen sind nur zu erstellen, wenn dies im Einzelfall vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof angeordnet worden ist.

4.2.1 Ist die Erstellung von Rechnungsnachweisungen angeordnet worden, sind die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben aus den Rechnungslegungsbüchern titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in die Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind mindestens für jeden Einzelplan getrennt aufzustellen. Zur Arbeitserleichterung sind als Rechnungsnachweisungen möglichst weitgehend Titelübersichten (Nummer 26.5 zu § 71) oder Ausdrucke nach Nummer 3.2 Satz 1 zu verwenden. Bei der Anordnung nach Nummer 4.1 kann für Form und Inhalt der Rechnungsnachweisungen Abweichendes bestimmt werden.

4.2.2 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Rechnungsnachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen; die Bescheinigung ist auf Ausdrucken nach Nummer 3.2 Satz 1 nicht erforderlich.

5.Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse 5.1 Die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nummern 11.1 und 12.1 zu § 71) in Nachweisungen nach Muster 1 zu § 80 SäHO zu übernehmen. Die Nachweisungen sind der Einzelrechnung des Kapitels, in dem die Personal- und Sachausgaben der Kasse veranschlagt sind, beizufügen.

5.2 In den Nachweisungen sind anzugeben 5.2.1 die laufende Nummer, 5.2.2 der Buchungstag (Nummer 20 zu § 71), 5.2.3 die Bezeichnung der Einzahlerin oder des Einzahlers oder der beziehungsweise des Empfangsberechtigten, 5.2.4 der Grund der Zahlung, 5.2.5 der Betrag, 5.2.6 die Nummer der Buchung im Verwahrungs- oder Vorschussbuch, 5.2.7 die Begründung der anordnenden Stelle oder gegebenenfalls der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen, sofern diese nach § 60 Absatz 1 erforderlich ist.

5.3 In den Nachweisungen sind ohne die Einzelangaben nach Nummer 5.2 in je einer Summe anzugeben 5.3.1 die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (zum Beispiel Steuern, Sozialversicherungsbeiträge), 5.3.2 die gerichtlichen Geldhinterlegungen, 5.3.3 die Gelder, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dergleichen verwahrt werden, 5.3.4 die Sicherheitsleistungen, 5.3.5 Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind, 5.3.6 Verwahrungen, die nicht unter die Nummern 5.3.1 bis 5.3.5 fallen, bis zum Einzelbetrag von 25 000 Euro, 5.3.7 die Gehaltsvorschüsse, 5.3.8 die Zahlstellenvorschüsse, 5.3.9 die Handvorschüsse der Geldstellen und 5.3.10 andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 5 000 Euro mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.

5.4 Zu den Summen nach den Nummern 5.3.5, 5.3.6 und 5.3.10 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.

5.5 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen.

5.6 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen.

6.Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen 6.1 Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen nach Muster 2 zu § 80 SäHO zu übernehmen, die den zutreffenden Einzelrechnungen beizufügen sind.

6.2 In den Nachweisungen sind anzugeben 6.2.1 die laufende Nummer, 6.2.2 der Buchungstag (Nummer 20 zu § 71), 6.2.3 die Bezeichnung des Empfangsberechtigten, 6.2.4 der Betrag und 6.2.5 die Nummer der Buchung im Titelbuch oder ein anderer Hinweis, der das Auffinden der Buchung im Titelbuch oder im Vorbuch zum Titelbuch ermöglicht.

6.3 Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind von der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung zu bescheinigen.

6.4 Werden die Abschlagszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so können diese oder Abdrucke hiervon als Nachweisungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung und die Angaben nach den Nummern 6.2.3 und 6.2.4 enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.

6.5 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einverständnis mit dem Rechnungshof Erleichterungen zulassen.

7.Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr 7.1.1 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (zum Beispiel größere Baumaßnahmen), für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird; die Maßnahmen müssen in der Regel im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sein. Das Staatsministerium der Finanzen überträgt dem Rechnungshof die Bestimmung der hierfür in Betracht kommenden Maßnahmen; der Rechnungshof teilt diese Maßnahmen den zuständigen Kassen und erforderlichenfalls den Anordnungsstellen mit.

7.1.2 Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird, hat die zuständige Stelle nach Abschluss eines jeden Haushaltsjahres dem Rechnungshof eine Mitteilung nach Muster 3 zu § 80 SäHO zu übersenden. Der Rechnungshof kann auf die Mitteilung verzichten, wenn ihm die erforderlichen Daten anderweitig zur Verfügung gestellt werden.

7.2 Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, dass schon vor Abrechnung der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nummer 7.1 sinngemäß.

Dritter Abschnitt: Gesamtrechnung

8.Gliederung und Aufstellung 8.1 Gesamtrechnung Die in den Titelbüchern der Kassen nachgewiesenen Einnahmen und Ausgaben werden in die Gesamtrechnung (Nummer 1.3) übernommen. Die Gesamtrechnung setzt sich zusammen aus

a)den Zentralrechnungen (Nummer 8.2)

b)den Zusammenstellungen der Zentralrechnungen (Nummer 8.3).

Die Gesamtrechnung wird Bestandteil der Haushaltsrechnung.

8.2 Zentralrechnungen 8.2.1 Das Staatsministerium der Finanzen erstellt für jeden Einzelplan eine Zentralrechnung.

8.2.2 Die Zentralrechnungen haben die Angaben nach § 81 Absatz 2 jedoch ohne die Angaben nach Nummer 2 Buchstabe h zu enthalten. Je Titelgruppe, Kapitel und Einzelplan sind die gleichen Summen zu bilden wie im Haushaltsplan.

8.2.3 Grundlage für die Zentralrechnungen sind die abgeschlossenen Titelbücher der Kassen und die Bescheinigungen der Hauptkasse über die Richtigkeit und Vollständigkeit der Titelbücher sowie darüber, dass nach Abschluss der Bücher keine weiteren Buchungen für den abgerechneten Zeitraum vorgenommen wurden.

8.3 Zusammenstellungen der Zentralrechnungen Die in den Zentralrechnungen gebildeten Summen sind zum Gesamtergebnis des Haushaltsjahres wie folgt zusammenzufassen:

a)Einzelplanübersicht:

Summen je Einzelplan und Gesamtsummen aller Einzelpläne getrennt nach Einnahmen, Ausgaben sowie deren Salden b) Gruppierungsübersicht (Hauptgruppen):

Summen nach Hauptgruppen und Gesamtsummen aller Hauptgruppen Vierter Abschnitt: Gemeinsame Bestimmungen

9.Sonstige Rechnungsunterlagen Als sonstige Rechnungsunterlagen sind bei der Einzelrechnungslegung insbesondere bereitzuhalten 9.1 von der Kasse

a)frei

b)die Nebenlisten nach Nummer 9.3.2 zu § 71,

c)das Verzeichnis der Ersatzbelege nach Nummer 25.6 zu § 71; es ist dem Haushaltsjahr zuzuordnen, für das die Ersatzbelege gefertigt worden sind, 9.2 von der Anordnungsstelle

a)die Erklärungen über die persönlichen Verhältnisse der Empfängerinnen und Empfänger von Versorgungsbezügen und laufenden Unterstützungen (Jahresbescheinigungen), die jährlich von den Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfängern mit Wohnsitz oder dauerndem Aufenthalt außerhalb des Bundesgebiets sowie von Empfängerinnen und Empfängern laufender Unterstützungen (im In- und Ausland) abzugeben sind; aus der Jahresbescheinigung muss hervorgehen, dass sie noch leben; das Nähere bestimmt das Staatsministerium der Finanzen,

b)bei Baumaßnahmen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen und dergleichen; das Nähere regeln – für den Hochbau der Abschnitt J der ­RLBau Sachsen (siehe Nummer 1.5) und – für den Tiefbau die Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 80 SäHO,

c)die Kassenanschläge und andere Unterlagen über die zugewiesenen Einnahmen und Ausgaben (Nummer 1 zu § 34).

Betrifft eine Mittelzuweisung – mehrere Kapitel, so ist für jedes betroffene Kapitel, – mehrere der in Nummer 18.4.2 zu § 71 genannten Einnahme- und Ausgabearten, so ist ferner für jede betroffene Einnahme-/Ausgabeart ein gesonderter Abdruck bereitzuhalten.

10.Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO. Nummer 21.2 zu § 71 gilt entsprechend.

11.Die Vorlage der Einzel- und der Gesamtrechnung Die Einzelrechnungen und die Gesamtrechnung sind dem Rechnungshof vorzulegen oder zur örtlichen Prüfung bereitzuhalten. Den Zeitpunkt der Vorlage bestimmt 11.1 für die Einzelrechnungen der Rechnungshof und 11.2 für die Gesamtrechnung das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.

12.Ergänzende Bestimmungen 12.1 Ergänzende Bestimmungen für die Rechnungslegung erlässt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof in der jeweiligen VwV Rechnungslegung.

12.2 Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde kann im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen.