§ 78 Unvermutete Prüfungen (VwV-SaeHO-21484)

Für Zahlungen oder Buchungen zuständige Stellen sind mindestens jährlich, für die Verwaltung von Vorräten zuständige Stellen mindestens alle zwei Jahre unvermutet zu prüfen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

Zu § 78:

Inhaltsübersicht Erster Abschnitt:

Allgemeines

1.Zu prüfende Stellen Zweiter Abschnitt:

Kassenprüfung

2.Zweck der Kassenprüfung

3.Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung

4.Kassenprüferin, Kassenprüfer

5.Verfahren bei der Kassenprüfung

6.Feststellungen zur Kassensicherheit

7.Niederschrift über die Kassenprüfung

8.Laufende Prüfung Dritter Abschnitt:

Zahlstellenprüfung

9.Zweck der Zahlstellenprüfung

10.Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung

11.Zahlstellenprüferin, Zahlstellenprüfer

12.Verfahren bei der Zahlstellenprüfung

13.Feststellungen zur Sicherheit

14.Niederschrift über die Zahlstellenprüfung

15.Prüfung der Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)

Vierter Abschnitt:

Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind

16.Verfahren bei der Prüfung Fünfter Abschnitt:

Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind

17.Verfahren bei der Prüfung Sechster Abschnitt:

Prüfung von Stellen, die automatisierte Mittelbewirtschaftungsverfahren (MBS-Stellen) einsetzen

18.Verfahren bei der Prüfung Siebter Abschnitt:

Jahresbericht

19.Bericht über die Prüfungsergebnisse Achter Abschnitt:

Abweichende Regelung

20.Abweichende Regelungen Muster zu § 78 SäHO:

Muster 1 Kassen-/Zahlstellenbestandsnachweis Muster 2 Kassenprüfungsniederschrift Muster 3 Zahlstellenprüfungsniederschrift Muster 4 Niederschrift über die Prüfung einer Geldstelle Erster Abschnitt: Allgemeines

1.Zu prüfende Stellen 1.1 Unvermutet zu prüfen sind 1.1.1 Kassen (Kassenprüfung), 1.1.2 Zahlstellen (Zahlstellenprüfung), 1.1.3 Stellen, die für Buchungen zuständig sind (Nummer 2 Satz 2 zu § 71), und 1.1.4 Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

1.1.5 Stellen, die automatisierte Mittelbewirtschaftungsverfahren einsetzen.

1.2 Die Pflicht zur Durchführung der Prüfungen erstreckt sich auf alle staatlichen Stellen und Einrichtungen (einschließlich der nach § 26 veranschlagten Staatsbetriebe), die Zahlungen annehmen oder leisten oder Buchungen vornehmen oder für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind, ohne Rücksicht darauf, nach welchen Regeln und in welcher Form die Bücher geführt werden.

Zweiter Abschnitt: Kassenprüfung

2.Zweck der Kassenprüfung Die Kassenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob 2.1 der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt und die Wertgegenstände (Nummer 54 zu § 70) und die überwachungspflichtigen Vordrucke (Nummer 5.5.2) vollständig vorhanden sind, 2.2 die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist, 2.3 die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen, 2.4 die erforderlichen Belege vorhanden sind, 2.5 die Kassengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie 2.6 die Kassensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.

3.Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung 3.1.1 Die Kassen sind unbeschadet der Nummer 8 jährlich mindestens einmal zu prüfen. Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht (Nummer 18 zu § 79) bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Kasse nicht bekannt zu geben ist und so gewählt werden soll, dass der Geschäftsbetrieb der Kasse so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

3.1.2 Kassenprüfungen werden auch von den Kassenprüferinnen und Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen bei allen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Dienststelle liegenden Kassen nach einer von ihnen zu bestimmenden Reihenfolge vorgenommen. Nummer 3.1.1 Satz 2 gilt entsprechend. Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer und die ihr oder ihm beigegebenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die Voraussetzungen der Nummer 18.1 Satz 3 zu § 79 erfüllen.

3.1.3 Ergeben sich für die Sachgebietsleiterin oder den Sachgebietsleiter Kassenaufsicht Anhaltspunkte für eine Unregelmäßigkeit bei einer anderen Kasse oder bei einer Zahlstelle (vergleiche Nummer 8.1 Satz 2 zu § 79), hat sie oder er unverzüglich die oder den nach Nummer 3.1.2 zuständige Kassenprüferin oder Kassenprüfer, bei Verhinderung die oder den unmittelbar zuständige Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter Kassen- oder Zahlstellenaufsicht, zu unterrichten.

3.2 Unbeschadet der Prüfung nach Nummer 3.1.1 haben der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht oder die nach Nummer 3.1.2 zuständige Dienststelle die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist. Die Befugnis der Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder in besonderen Fällen selbst durchzuführen, bleibt unberührt.

3.3 Die Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer (Nummer 4) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass sie oder er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden kann. Hat die Kasse Bücher und Belege bereits zur Rechnungsprüfung abgegeben, brauchen sie nicht in die Kassenprüfung einbezogen werden. In begründeten Fällen kann die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer die Vorlage dieser Bücher und Belege nach Rückgabe an die Kasse verlangen.

4.Kassenprüferin, Kassenprüfer 4.1 Kassenprüferinnen und Kassenprüfer sind 4.1.1 die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und 4.1.2 die ihr oder ihm beigegebenen Bediensteten, die nicht der Kasse angehören dürfen.

4.2 Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht leitet die Kassenprüfung nach Nummer 3.1.1.

4.3 Kassenprüferinnen und Kassenprüfer sind ferner 4.3.1 die Kassenprüferinnen und Kassenprüfer des Landesamtes für Steuern und Finanzen und 4.3.2 die ihnen beigegebenen Bediensteten, die nicht der Kasse angehören dürfen.

4.4 Kassenprüfungen des Landesamtes für Steuern und Finanzen werden von einer Kassenprüferin und einem Kassenprüfer geleitet.

5.Verfahren bei der Kassenprüfung 5.1 Bei Beginn der Kassenprüfung ist der Kassenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer 5.1.1 sich den Bestand an Zahlungsmitteln vorzählen zu lassen und mit dem Ergebnis des Schalterbuches oder entsprechenden Aufzeichnungen zu vergleichen sowie 5.1.2 die Bestände aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und mit den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nummer 15.5 zu § 71).

5.2 Der Kassenistbestand ist von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr in einem Kassenbestandsnachweis nach Muster 1 zu § 78 SäHO darzustellen.

5.3 Anschließend ist der Kassensollbestand zu ermitteln, in den Kassenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Kassenistbestand gegenüberzustellen. Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer hat die Ergebnisse des Kassen-bestandsnachweises in die Prüfungsniederschrift aufzunehmen.

5.4 Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer hat die Kassenleiterin oder den Kassenleiter, die Leiterin oder den Leiter des Aufgabengebietes Zahlungsverkehr und die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu fragen, ob sie noch andere als im Kassenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Kasse besitzen. Sie oder er hat sich davon zu überzeugen, dass im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Kasse gehören. Nummer 7.3 zu § 79 bleibt unberührt.

5.5 Außerdem ist insbesondere festzustellen, ob 5.5.1 die im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen, 5.5.2 die Vordrucke für Schecks und Quittungsblöcke sowie 5.5.3 die sonstigen in anderen Hilfsbüchern nach Nummer 17 zu § 71 besonders nachzuweisenden Bestände (zum Beispiel Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler) vollständig vorhanden sind.

5.6 Es ist zu prüfen, ob 5.6.1 die Summen der in den Zeit- und Sachbüchern gebuchten Beträge übereinstimmen, wenn diese Übereinstimmung nicht bereits verfahrensbedingt gewährleistet ist, 5.6.2 die Buchungen ordnungsgemäß ausgeführt worden sind, 5.6.3 die Buchungen belegt sind und die Belege den Bestimmungen entsprechen, 5.6.4 die Bücher und Belege bestimmungsgemäß aufbewahrt werden, 5.6.5 die Rechenergebnisse in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist, und 5.6.6 die Buchungen in den Abrechnungsbüchern der miteinander im Abrechnungsverkehr stehenden Kassen übereinstimmen; die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer kann sich hierfür Bestätigungen von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht vorlegen lassen.

5.7 Bei Speicherbuchführung ist an Stelle der Prüfung nach Nummer 5.6.2 insbesondere die richtige und vollständige Übernahme der Daten zu prüfen. Es ist ferner zu prüfen, ob bei der Verarbeitung von Daten die jeweils geltenden Verfahrensvorschriften und Dienstanweisungen eingehalten werden. Außerdem hat sich die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer davon zu überzeugen, dass die Verwendung der freigegebenen und gültigen Programme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden sind.

5.8 Für Zwecke der Kassenprüfung sind die gespeicherten Daten auf Verlangen der Kassenprüferin oder des Kassenprüfers visuell lesbar zu machen (Nummer 3.5 zu § 71).

5.9 Sofern nicht im Rahmen der Speicherbuchführung automatisierte Kontrollen oder Prüfvorrichtungen vorgesehen sind, hat sich die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer außerdem davon zu überzeugen, dass 5.9.1 rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und gegebenenfalls die Maßnahmen zur Einziehung fristgerecht getroffen worden sind, 5.9.2 Kosten, Zinsen und Säumniszuschläge als Nebenforderungen richtig erhoben worden sind, 5.9.3 die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO und die Wechsel nach Nummer 33 zu § 70 richtig behandelt worden sind, 5.9.4 die Annahmeanordnungen der Kasse vollzählig zugegangen und von ihr bestimmungsgemäß behandelt worden sind; hierzu können die Haushaltsüberwachungslisten oder entsprechende Anschreibungen der Verwaltung herangezogen werden, 5.9.5 Auszahlungen fristgerecht und vollständig geleistet worden sind, 5.9.6 Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind, 5.9.7 der Kassenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat, 5.9.8 das nach Nummer 4.5 zu § 71 erforderliche Verzeichnis geführt wird und die darin nachgewiesenen Bücher vorhanden sind, 5.9.9 die Vorsatzkarten (Nummer 18.4.1 Satz 2 zu § 71) bestimmungsgemäß geführt worden sind, 5.9.10 die Abschlüsse (Nummer 22 bis 25 zu § 71) ordnungsgemäß vorgenommen worden sind, 5.9.11 die Vorschriften über die Aussonderung und Vernichtung der Bücher und Belege (vergleiche Nummer 12.3 zu § 75) beachtet worden sind sowie 5.9.12 die in der Niederschrift über die vorangegangene Kassenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.

5.10 Die Kassenprüferin oder der Kassenprüfer kann sich die Höhe der nach den Unterlagen der Kasse bestehenden Rückstände von Zahlungspflichtigen bestätigen lassen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.

5.11 Bei Prüfungen nach Nummer 3.1.2 ist auch festzustellen, ob die Kassenaufsicht bestimmungsgemäß wahrgenommen worden ist.

5.12.1 Die Prüfung ist in den geprüften Büchern, auf den Belegen und den sonstigen Unterlagen durch Namenszeichen kenntlich zu machen.

5.12.2 Für die Kennzeichnung der Bücher und Belege sind folgende Farben zu verwenden:

a)von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht: grün,

b)von den der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht beigegebenen Mitarbeitern: violett,

c)von der Kassenprüferin oder dem Kassenprüfer: rot,

d)von den der Kassenprüferin oder dem Kassenprüfer beigegebenen Mitarbeitern: orange.

6.Feststellungen zur Kassensicherheit 6.1 Bei der Kassenprüfung ist auch festzustellen, ob 6.1.1 der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassengeschäften beachtet worden ist (§ 77), 6.1.2 die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten vorliegen (Nummer 20.4.1 zu § 70), 6.1.3 der Grundsatz der Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung beachtet worden ist (Nummer 6.3.1 zu § 79) und 6.1.4 die Kassensicherheitsbestimmungen eingehalten worden sind (Anlage 7 zur VwV zu § 70).

7.Niederschrift über die Kassenprüfung 7.1 Über die unvermutete Kassenprüfung ist eine Niederschrift nach Muster 2 zu § 78 SäHO zu fertigen. Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht hat die Ergebnisse der laufenden Prüfung (Nummer 8) in die Niederschrift mit einzubeziehen. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten 7.1.1 die Bezeichnung der Kasse, 7.1.2 den Ort und den Zeitraum der Kassenprüfung, 7.1.3 die Namen der Kassenprüferinnen und Kassenprüfer, 7.1.4 den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie 7.1.5 die Unterschriften der Sachgebietsleiterin oder des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht beziehungsweise der Kassenprüferinnen und Kassenprüfer.

7.2 Der Niederschrift sind als Anlagen beizufügen 7.2.1 der Kassenbestandsnachweis, 7.2.2 die Niederschriften über die gegebenenfalls mit der Kassenprüfung verbundenen Zahlstellenprüfungen und 7.2.3 die einzelnen Beanstandungen.

7.3 Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Kassenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

7.4 Die Niederschrift mit den Anlagen ist der Kasse und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.

7.5 Die Niederschrift über die von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht durchgeführte Kassenprüfung mit den Stellungnahmen ist alsbald der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, und dem Landesamt für Steuern und Finanzen vorzulegen (vergleiche Nummer 3.1.2). Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.

7.6 Die Niederschriften über die von Kassenprüferinnen oder Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen durchgeführten Kassenprüfungen bei den gemäß § 26 veranschlagten Staatsbetrieben sind ferner der für den Einzelplan zuständigen obersten Behörde sowie nach Vorlage der Stellungnahme des Staatsbetriebes dem Staatsministerium der Finanzen zu übersenden.

8.Laufende Prüfung 8.1 Die unvermutete Kassenprüfung nach Nummer 1.1 kann auch als laufende Prüfung vorgenommen werden. Die im Rahmen der Kassenaufsicht nach Nummern 18.3 und 18.4 zu § 79 vorzunehmenden Prüfungen sind die laufende Prüfung in diesem Sinn. Die unvermutete Kassenprüfung der Sachgebietsleiterin oder des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht umfasst daher lediglich die Kassenbestandsprüfung (Nummer 8.2). Nummer 3.1.1 Satz 2 bleibt unberührt.

8.2 Die Prüfung nach den Nummern 5.1 bis 5.4 ist mindestens einmal im Jahr zusammenhängend durchzuführen (Kassenbestandsprüfung).

8.3 Die schriftlich erhobenen Beanstandungen sind der Kasse und den anderen betroffenen Dienststellen von Fall zu Fall zur Stellungnahme zuzuleiten.

8.4 Bei jeder Kassenbestandsprüfung ist eine Niederschrift nach Nummer 7 zu fertigen und der Kasse zur Kenntnis und gegebenenfalls zur Stellungnahme zuzuleiten. Sobald die Kasse die Niederschrift zurückgegeben hat, sind die seit der vorangegangenen Kassenbestandsprüfung erhobenen Beanstandungen mit den dazu abgegebenen Stellungnahmen beizufügen. Im Übrigen ist nach Nummer 7.5 zu verfahren.

Dritter Abschnitt: Zahlstellenprüfung

9.Zweck der Zahlstellenprüfung Die Zahlstellenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob 9.1 der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand übereinstimmt und gegebenenfalls die Wertgegenstände und die überwachungspflichtigen Vordrucke (Nummer 12.7) vollständig vorhanden sind, 9.2 die Einzahlungen und Auszahlungen ordnungsgemäß abgewickelt worden sind, 9.3 die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse richtig geführt worden sind, 9.4 die erforderlichen Belege vorhanden sind, 9.5 die Zahlstellengeschäfte wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie 9.6 die Sicherheit der Zahlstelle nach innen und außen gewährleistet ist.

10.Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung 10.1.1 Die Zahlstellen sind mindestens zweimal im Jahr zu prüfen. Die oder der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiterin oder Mitarbeiter bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Zahlstelle nicht bekannt zu geben ist und so gewählt werden soll, dass der Geschäftsbetrieb der Zahlstelle so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

10.1.2 Zahlstellenprüfungen werden auch von Kassenprüferinnen und Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen bei allen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Dienststelle liegenden Zahlstellen (ausgenommen die Zahlstellen des Landtages, des Rechnungshofes sowie der Staatlichen Rechnungsprüfungsämter) durchgeführt. Nummer 10.1.1 Satz 2 gilt entsprechend.

10.2 Eine Prüfung ist unverzüglich vorzunehmen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist. Die Befugnis der Leiterin oder des Leiters der Dienststelle, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.

10.3 Die Zahlstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer (Nummer 11) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass sie oder er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellengeschäfte bilden kann.

11.Zahlstellenprüfer Die oder der mit der Zahlstellenaufsicht betraute Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter oder die Kassenprüferin beziehungsweise der Kassenprüfer des Landesamtes für Steuern und Finanzen führt als Zahlstellenprüferin oder Zahlstellenprüfer die Zahlstellenprüfung durch. Erfordert es der Umfang der Zahlstellengeschäfte, sind ihr oder ihm die erforderlichen Bediensteten beizugeben, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen.

12.Verfahren bei der Zahlstellenprüfung 12.1 Bei Beginn der Zahlstellenprüfung hat die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer den Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter ihr oder ihm den Bestand an Zahlungsmitteln vorzuzählen und die Belege über bereits bezahlte Beträge vorzulegen.

12.2 Wird ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt, so ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nummer 15.5 zu § 71).

12.3 Der Zahlstellenistbestand ist in einem Zahlstellenbestandsnachweis darzustellen.

12.4 Anschließend ist der Zahlstellensollbestand zu ermitteln, in die Prüfungsniederschrift zu übernehmen und dem Zahlstellenistbestand gegenüberzustellen.

12.5 Die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer hat die Zahlstellenverwalterin oder den Zahlstellenverwalter zu fragen, ob sie oder er noch andere als im Zahlstellenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Zahlstelle besitzt. Sie oder er hat sich davon zu überzeugen, dass im Geldbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.

12.6 Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände, so ist zu prüfen, ob die im Wertesachbuch oder, wenn nach Nummer 28.1.2 zu § 71 verfahren wird, im Wertezeitbuch sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind. Nummer 5.5.3 gilt entsprechend.

12.7 Es ist zu prüfen, ob die Quittungsblöcke und, sofern ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt wird, die Vordrucke für Schecks vollzählig sind.

12.8 Außerdem ist zu prüfen, ob 12.8.1 die Eintragungen in das Zahlstellenbuch und in die Titelverzeichnisse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind, 12.8.2 die Eintragungen belegt sind, die Belege den Bestimmungen entsprechen und sicher aufbewahrt werden sowie 12.8.3 die Rechenergebnisse richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist.

12.9 Die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer hat sich die Richtigkeit des nach der letzten Abrechnung verbliebenen Zahlstellensollbestandes von der Kasse bestätigen zu lassen.

12.10 Die Zahlstellenprüferin oder der Zahlstellenprüfer hat sich außerdem davon zu überzeugen, dass 12.10.1 die Verwahrungen und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind, 12.10.2 die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO richtig behandelt worden sind, 12.10.3 der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist, 12.10.4 der Zahlstellenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat und 12.10.5 die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.

12.11 Die Nummern 5.9.4 und 5.9.11 sowie die Nummern 5.10 bis 5.12 gelten entsprechend.

13.Feststellungen zur Sicherheit 13.1 Bei der Zahlstellenprüfung ist auch festzustellen, ob 13.1.1 der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellengeschäften beachtet worden ist (§ 77) sowie 13.1.2 die Kassensicherheitsbestimmungen eingehalten worden sind (Anlage 7 zur VwV zu § 70).

14.Niederschrift über die Zahlstellenprüfung 14.1 Über die Zahlstellenprüfung ist eine Niederschrift nach Muster 3 zu § 78 SäHO zu fertigen, die insbesondere enthalten muss 14.1.1 die Bezeichnung der Zahlstelle, 14.1.2 den Ort und den Zeitraum der Zahlstellenprüfung, 14.1.3 die Namen der Zahlstellenprüferinnen und Zahlstellenprüfer, 14.1.4 den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie 14.1.5 die Unterschrift der oder des mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiterin oder Mitarbeiters beziehungsweise der Kassenprüferin oder des Kassenprüfers.

14.2 Der Zahlstellenbestandsnachweis ist in die Niederschrift aufzunehmen.

14.3 Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Zahlstellenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

14.4 Die Niederschrift ist der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter gegebenenfalls zur Stellungnahme und der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die Zahlstelle angehört, zur Kenntnisnahme zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.

14.5 Die Niederschrift über die durch die Zahlstellenaufsicht durchgeführte Zahlstellenprüfung und die abgegebenen Stellungnahmen hierzu sind alsbald dem Landesamt für Steuern und Finanzen (vergleiche Nummer 10.1.2) zuzuleiten.

14.6 Für die Niederschriften der bei den Zahlstellen von Staatsbetrieben durchgeführten Prüfungen gilt Nummer 7.6 entsprechend.

15.Prüfung der Zahlstellen besonderer Art (Geldstellen)

15.1 Für die Prüfung der Geldstellen (Nummer 15 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO – ZBest) gelten die Nummern 9 bis 14 entsprechend, wenn nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.

15.2 Die Leiterin oder der Leiter der Dienststelle oder eine oder ein von ihr beziehungsweise ihm Beauftragte oder Beauftragter hat die Geldstelle einmal jährlich, bei einem Höchstbestand (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.1 ZBest) beziehungsweise festgelegten Ablieferungsbetrag (bei Geldstellen gemäß Nummer 15.1.2 ZBest) ab 500 Euro zweimal jährlich unvermutet zu prüfen. Bei Dienststellen mit eigener Kasse oder Zahlstelle ist die Prüfung von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht/von der oder dem mit der Zahlstellenaufsicht betrauten Mitarbeiterin oder Mitarbeiter durchzuführen.

15.3 Geldstellen können auch von den Kassenprüferinnen und Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen bei allen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich dieser Behörde liegenden Dienststellen (ausgenommen dem Landtag, dem Rechnungshof und den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern) geprüft werden.

15.4 Bei der Prüfung ist festzustellen, ob 15.4.1 der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die gegebenenfalls angenommenen Beträge in Bargeld oder Belegen vorhanden sind (Nummern 15.3e und 15.8 ZBest), 15.4.2 der sich aus der Anschreibeliste (Nummer 15.8 ZBest) ergebende Sollbestand mit dem Istbestand übereinstimmt, 15.4.3 nur Auszahlungen geleistet und Einzahlungen angenommen wurden, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen (Nummer 15.5 ZBest), 15.4.4 die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind (Nummer 15.9 ZBest), 15.4.5 die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind (Nummer 15.10 ZBest) und 15.4.6 die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.

15.5 Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums in der entsprechenden Farbe (Nummer 5.12.2) kenntlich zu machen. Über die Prüfung ist eine Niederschrift nach Muster 4 zu § 78 SäHO zu fertigen. Die Prüfung ist der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn sie oder er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat. Die Niederschrift ist dem Landesamt für Steuern und Finanzen (vergleiche Nummer 15.3) zu übersenden.

15.6 Ergänzende Bestimmungen für Ein- und Auszahlungsstellen zur Verwaltung der Gelder und Wertsachen der Gefangenen:

15.6.1 Die Bestimmungen der Nummern 15.1 bis 15.5 gelten für die Ein- und Auszahlungsstellen zur Verwaltung der Gelder und Wertsachen der Gefangenen entsprechend, mit der Maßgabe, dass bei der Prüfung auch festzustellen ist, ob

a)der Sollbestand an Bargeld mit dem Istbestand übereinstimmt,

b)alle Buchungen belegt sind,

c)der insgesamt ausgewiesene Bestand mit der Summe der für die einzelnen Gefangenen nachgewiesenen Guthaben übereinstimmt,

d)der ständige Bargeldbestand nicht höher als notwendig ist und

e)Zahlungsmittel, Wertsachen, Listen und Belege sicher aufbewahrt werden.

15.6.2 Nummer 15.5 Satz 2 gilt mit der Maßgabe, dass Muster 4 zu § 78 SäHO entsprechend zu ergänzen oder zu ändern ist.

Vierter Abschnitt: Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind

16.Verfahren bei der Prüfung Werden Sachbücher (Nummer 4.2 zu § 71) von einer anderen Stelle als einer Kasse geführt (Nummer 2 Satz 2 zu § 71), so ist diese Stelle unter sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen für Kassenprüfungen zu prüfen. Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde bestimmt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen die Prüferin oder den Prüfer, der die in Nummer 18.1 Satz 3 zu § 79 genannten Voraussetzungen erfüllen muss. Das Staatsministerium der Finanzen kann die Kassenprüferin oder den Kassenprüfer des Landesamtes für Steuern und Finanzen oder eine andere geeignete Mitarbeiterin beziehungsweise einen anderen geeigneten Mitarbeiter mit der Durchführung von Prüfungen beauftragen.

Fünfter Abschnitt: Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind

17.Verfahren bei der Prüfung Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde erlässt im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen die näheren Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen. Soweit nähere Bestimmungen nicht erlassen sind, ist entsprechend nach Nummer 11 zu § 73 zu verfahren.

Sechster Abschnitt: Prüfung von Stellen, die automatisierte Mittelbewirtschaftungsverfahren (MBS-Stellen) einsetzen

18.Verfahren bei der Prüfung 18.1 Die Interne Prüfung richtet sich nach Nummer 10 der Anlage 3 der Verwaltungsvorschrift zu § 79 (HKR-ADV-Best).

18.2 Prüfungen von MBS-Stellen (ausgenommen bei dem Landtag, dem Rechnungshof und den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern) können auch von den Kassenprüferinnen und Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen durchgeführt werden. Die Prüfung erstreckt sich neben den Bestimmungen der Nummer 10 der Anlage 3 der Verwaltungsvorschrift zu § 79 (HKR-ADV-Best) auch auf die zahlungsbegründenden Unterlagen und die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.

Siebter Abschnitt: Jahresbericht

19.Bericht über die Prüfungsergebnisse 19.1 Das Landesamt für Steuern und Finanzen teilt jährlich bis zum 15. Februar dem Staatsministerium der Finanzen in einem Jahresbericht mit, 19.1.1 ob im abgelaufenen Haushaltsjahr bei allen im allgemeinen örtlichen Zuständigkeitsbereich liegenden Kassen, Zahlstellen und Geldstellen die vorgeschriebenen Prüfungen vorgenommen wurden, 19.1.2 bei welchen Kassen, Zahlstellen und Geldstellen sie selbst unvermutete Prüfungen vorgenommen haben.

19.2 Im Jahresbericht sind Beanstandungen schwerwiegender Art und sonstige besondere Wahrnehmungen bei den Prüfungen aufzuführen, soweit nicht eine Mitteilung hierüber bereits zu einem früheren Zeitpunkt geboten erscheint. Ein Abdruck des Jahresberichts ist gleichzeitig dem Rechnungshof zuzuleiten.

Achter Abschnitt: Abweichende Regelung

20.Das Staatsministerium der Finanzen kann abweichende Regelungen treffen.