§ 71 Buchführung (VwV-SaeHO-21484)

(1)Über Zahlungen ist nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in zeitlicher Folge Buch zu führen.

(2)Das Staatsministerium der Finanzen kann für eingegangene Verpflichtungen, Geldforderungen und andere Bewirtschaftungsvorgänge die Buchführung anordnen. Das Nähere regelt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.

(3)Einnahmen und Ausgaben auf Einnahme- und Ausgabereste (Haushaltsreste) aus Vorjahren,

1.für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres wiederum ein Titel vorgesehen ist, sind bei diesem zu buchen,

2.für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres kein Titel vorgesehen ist, sind an der Stelle zu buchen, an der sie im Falle der Veranschlagung im Haushaltsplan vorzusehen gewesen wären.

(4)Absatz 3 Nummer 2 gilt entsprechend für außerplanmäßige Einnahmen und Ausgaben.

Zu § 71 Absatz 1:

Inhaltsübersicht A. Buchführung über Zahlungen Erster Abschnitt:

Allgemeines

1.Zweck der Buchführung

2.Zuständigkeiten

3.Grundsätze der Buchführung Zweiter Abschnitt:

Bücher Erster Unterabschnitt:

Allgemeines

4.Arten der Bücher Zweiter Unterabschnitt:

Zeitbücher

5.Hauptzeitbuch

6.Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Tageslisten)

7.Tagesabschlussbuch Dritter Unterabschnitt:

Sachbücher

8.Titelbuch

9.Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonto/Objektkonto)

10.Gesamttitelbuch

11.Verwahrungsbuch

12.Vorschussbuch

13.Abrechnungsbuch

14.Andere Sachbücher Vierter Unterabschnitt:

Hilfsbücher

15.Kontogegenbuch

16.Schalterbuch

17.Andere Hilfsbücher Dritter Abschnitt:

Führung und Aufbewahrung der Bücher

18.Form der Bücher

19.Buchungsbestimmungen

20.Buchungstag

21.Aufbewahren der Bücher Vierter Abschnitt:

Abschluss der Bücher

22.Arten und Zweck der Abschlüsse

23.Tagesabschluss

24.Monatsabschluss

25.Jahresabschluss Fünfter Abschnitt:

Abrechnung

26.Abschlussnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht)

27.Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss B. Buchführung über Wertgegenstände

28.Wertezeitbuch und Wertesachbuch

29.Wertzeichenbuch Muster zu § 71 SäHO Muster 1a Hauptzeitbuch Abschnitt A – Einzahlung Muster 1b Hauptzeitbuch Abschnitt B – Auszahlung Muster 2 Vorbuch zum Hauptzeitbuch (Tagesliste)

Muster 3a/b Tagesabschlussbuch Muster 4a Titelbuch für Einnahmen Muster 4b Titelbuch für Ausgaben Muster 5a Vorbuch zum Titelbuch für Einnahmen (Personenkonto/Objektkonto)

Muster 5b Vorbuch zum Titelbuch für Ausgaben (Personenkonto/Objektkonto)

Muster 6 Verwahrungsbuch Muster 7 Vorschussbuch Muster 8 Vorbuch zum Verwahrungsbuch (Personenkonto für Geldhinterlegungen)

Muster 9a Abrechnungsbuch für Einzahlungen (KBV)

Muster 9b Abrechnungsbuch für Auszahlungen (Abl)

Muster 10 Geldanlagebuch Muster 11a/b Kontogegenbuch Muster 12a/b Schalterbuch Muster 13 Geld- und Werteingangsbuch Muster 14 Quittungsbestandsbuch Muster 15 – frei – Muster 16 Vorsatzkarten Muster 17 Abschlussnachweisung für Amtskassen Muster 18 Abschlussnachweisung für die Landesjustizkasse Muster 19 Titelübersicht Muster 20 Werte-Zeitbuch Muster 21 Werte-Sachbuch Muster 22 Wertzeichenbuch Hinweis:

a)Soweit für die Buchführung Karteikarten vorgesehen sind, ist das Format DIN A4 zu verwenden.

b)Die Karteikarten (ausgenommen Muster 10 zu § 71) erhalten auf der Vorderseite und der Rückseite das gleiche Druckbild.

Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO Bestimmungen über die Aufbewahrung von Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –)

A. Buchführung über Zahlungen Erster Abschnitt: Allgemeines

1.Zweck der Buchführung Die Buchführung hat insbesondere den Zweck, durch die Aufzeichnung der Zahlungen und der sonstigen kassenmäßigen Vorgänge 1.1 Unterlagen für die Abrechnung (Nummer 26) zu gewinnen, 1.2 Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen und 1.3 zeitnahe Angaben über die Ausführung des Haushaltsplans zu liefern.

2.Zuständigkeiten Die Buchführung über Zahlungen ist Aufgabe der Kasse. Hat das Staatsministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nummer 3.2 zu § 79), so sind die Bestimmungen über die Buchführung entsprechend anzuwenden; § 74 bleibt unberührt.

3.Grundsätze der Buchführung 3.1 Die Kassen haben nach den Grundsätzen der kameralistischen Buchführung zu buchen. Buchungen sind die Eintragungen von Beträgen und erläuternden Angaben in die Bücher der Kasse. Ausnahmen von Satz 1 können vom Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zugelassen werden.

3.2 Die Zahlungen sind nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung zu buchen; diese richtet sich nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung. Die Verbindung dieser Buchungen untereinander und zum Beleg (Verwaltungsvorschrift zu § 75) muss erkennbar sein.

3.3 Für die Buchführung sollen unter Beachtung des § 7 automatisierte Verfahren eingesetzt werden. Das Nähere dazu bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof. Nummer 19 zu § 79 ist zu beachten.

3.4 Werden automatisierte Buchungsverfahren eingesetzt, so muss sichergestellt sein, dass 3.4.1 nur freigegebene und gültige Programme verwendet werden, 3.4.2 die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung und -ausgabe durch organisatorische und programmierte Kontrollen (zum Beispiel Prüfprogramme, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern, Kontrollsummen) gewährleistet sind, 3.4.3 in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann, 3.4.4 Vorkehrungen gegen einen Verlust oder eine unbefugte Veränderung der gespeicherten Daten getroffen sind, 3.4.5 die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind.

3.5 Werden Buchungen in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern vorgenommen (Speicherbuchführung), so muss außerdem sichergestellt sein, dass die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise lesbar gemacht werden können.

3.6 Die Buchführung einschließlich der zu führenden Nachweise und Bücher können über ein integriertes HKR-Verfahren abweichend von den Mustern zur VwV elektronisch erfolgen.

Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralen Grundsätzen. § 74 bleibt unberührt.

Der Zeit- und Sachzusammenhang von Buchungen zu Belegen und beteiligten verantwortlichen Personen wird über das integrierte HKR-Verfahren sichergestellt und unveränderbar dokumentiert. Die Verbuchung erfolgt sofort bei der Abwicklung der buchungsrelevanten Vorgänge.

Es ist sicherzustellen, dass die elektronischen Buchführungsverfahren die Voraussetzungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 (HKR-ADV-Best) erfüllen.

3.6.1 Die Erfordernisse des § 71 Absatz 1 sind erfüllt, wenn die Buchungen in der vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen (Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 – AufbewBest) jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist dargestellt werden können und die Dokumentation beziehungsweise Speicherung revisionssicher erfolgt.

3.6.2 Buchungstag ist der Tag, an dem eine Zahlung oder Kontenbewegung wirksam wird.

3.6.3 Buchungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem eine Zahlung oder Kontenbewegung dokumentiert wird.

3.6.4 Zahlungen durch Verrechnung sind am selben Buchungstag als Einzahlungen und Auszahlungen zu buchen (Nummer 35.3 zu § 70).

3.6.5 Absetzungsbuchungen sind durch ein Minuszeichen zu kennzeichnen; das gilt nicht, wenn für Absetzungsbuchungen besondere Buchungsstellen eingerichtet sind.

3.6.6 Bei Buchungen sind nur amtliche, allgemein verständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen zu verwenden.

3.6.7 Im integrierten HKR-Verfahren ist sicherzustellen, dass die Berechtigung für die ordnungsgemäße Buchung und deren Verantwortung für die Belege vollständig dokumentiert sind. In manuellen Verfahren ist sinngemäß zu verfahren.

3.6.8 Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, dass der ursprüngliche Buchungsinhalt feststellbar bleibt.

Zweiter Abschnitt: Bücher Erster Unterabschnitt: Allgemeines

4.Arten der Bücher 4.1 Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden als Zeitbücher geführt 4.1.1 das Hauptzeitbuch (Nummer 5), 4.1.2 die Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Nummer 6) und 4.1.3 das Tagesabschlussbuch (Nummer 7).

4.2 Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung werden als Sachbücher geführt 4.2.1 das Titelbuch (Nummer 8), 4.2.2 die Vorbücher zum Titelbuch (Nummer 9), 4.2.3 das Gesamttitelbuch (Nummer 10), 4.2.4 das Verwahrungsbuch (Nummer 11), 4.2.5 das Vorschussbuch (Nummer 12), 4.2.6 das Abrechnungsbuch (Nummer 13) und 4.2.7 andere Sachbücher (Nummer 14).

4.3 Neben den Zeitbüchern und den Sachbüchern werden als Hilfsbücher geführt 4.3.1 das Kontogegenbuch (Nummer 15), 4.3.2 das Schalterbuch (Nummer 16) und 4.3.3 andere Hilfsbücher (Nummer 17).

4.4 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass Zeitbücher und Sachbücher vereinigt geführt werden.

4.5 Über alle Bücher der Kasse hat die Kassenleiterin oder der Kassenleiter ein Verzeichnis zu führen.

4.6 Bei einem nach Nummer 3.6 integrierten HKR-Verfahren gelten für die zu führenden Nachweise folgende Bestimmungen:

4.6.1 Zeitbuch Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander in zeitlicher Folge nachzuweisen. Auf die Führung des Zeitbuchs kann verzichtet werden, wenn die Zahlungen in zeitlicher Folge in den Sachbüchern oder in anderer Form aufgezeichnet werden und für Abschlüsse und Revisionszwecke täglich ausgewertet werden können.

4.6.2 Sachbuch Haushalt 4.6.2.1 Die Einnahmen und Ausgaben sind im Sachbuch Haushalt nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung nachzuweisen.

4.6.2.2 Für jeden Titel des Haushaltsplans ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Absatz 3 Nummer 2 und Absatz 4. Buchungsstellen können, zum Beispiel nach Bedarf der anordnenden Stellen, weiter untergliedert werden.

4.6.2.3 Sind Einnahmen und Ausgaben für das Land nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, bestimmt das Staatsministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Rechnungshof, das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.

4.6.2.4 Die Hauptkasse führt die Aufzeichnungen über die von den Kassen abgerechneten Einnahmen und Ausgaben und über die von ihr angenommenen Einnahmen und geleisteten Ausgaben zu einem Gesamtergebnis (Gesamtrechnungsnachweis nach Nummer 13.6.2 der VwV zu § 80) zusammen.

4.6.3 Verwahrbuch 4.6.3.1 Gesondert aufzuzeichnen sind:

– Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können und – Einzahlungen, die nicht anderweitig nachzuweisen sind, zum Beispiel Geldhinterlegungen im Sinne des Hinterlegungsgesetzes.

4.6.3.2 Für Auszahlungen und Umbuchungen, die mit Einzahlungen nach Nummer 4.6.3.1 im Zusammenhang stehen, muss der Zusammenhang der Buchungen erkennbar sein.

4.6.3.3 Soweit Art und Umfang der Verwahrungen es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.

4.6.4 Vorschussbuch 4.6.4.1 Gesondert aufzuzeichnen sind:

– Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können und – Auszahlungen, die nicht anderweitig nachzuweisen sind.

4.6.4.2 Für Einzahlungen und Umbuchungen, die mit Auszahlungen nach Nummer 4.6.4.1 im Zusammenhang stehen, muss der Zusammenhang der Buchungen erkennbar sein.

4.6.4.3 Soweit Art und Umfang der Vorschüsse es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.

4.6.5 Abrechnungsbuch Die Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen, haben Bestandsverstärkungen und Ablieferungen gesondert nachzuweisen. Je Abrechnungspartner oder Abrechnungspartnerin ist eine entsprechende Buchungsstelle einzurichten.

4.6.6 Kontogegenbuch 4.6.6.1 Der Bestand und die Veränderungen auf den Bankkonten sind nachzuweisen. Für jedes Bankkonto ist ein Kontogegenbuch zu führen. Alle Zahlungen und Kontobewegungen sind darin zu buchen.

4.6.6.2 Bei der Buchung sind mindestens aufzuzeichnen:

– die laufende Nummer, – der Buchungstag, – der Betrag und – Hinweise, die die Verbindung mit dem Kontoauszug und gegebenenfalls mit dem Beleg herstellen.

4.6.6.3 Kontoauszüge sind buchungstäglich anhand der nach Nummer 4.6.6.1 geführten Nachweise unter Berücksichtigung gegebenenfalls bestehender schwebender Posten zu überprüfen. Abweichungen sind umgehend aufzuklären. Überprüfung und Aufklärung sind unveränderbar zu dokumentieren.

4.6.7 Barnachweis Bare Einzahlungen und bare Auszahlungen an Automaten oder Schaltern sind nachzuweisen.

Zweiter Unterabschnitt: Zeitbücher

5.Hauptzeitbuch 5.1 Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander täglich einzeln im Hauptzeitbuch zu buchen; die Beträge für die Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen sind rot beziehungsweise mit Minuszeichen einzutragen. Bei Sammelanordnungen (Nummer 3.3 zu § 70), Zusammenstellungen (Nummer 19.2) und Titelverzeichnissen (Nummer 9.4 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) sind nur die Endbeträge einzutragen. Nummer 6.2 bleibt unberührt.

5.2 Hat die Kasse auch Zahlungen für Stellen außerhalb der Staatsverwaltung anzunehmen oder zu leisten und für diese Stellen haushaltsmäßig zu buchen, so sind diese Zahlungen gesondert darzustellen. Für jeden Haushalt ist ein eigenes Hauptzeitbuch zu führen.

5.3 Bei der Buchung im Hauptzeitbuch sind unbeschadet der Regelung für den Jahresabschluss (Nummern 25.2 bis 25.5) mindestens einzutragen 5.3.1 die laufende Nummer, 5.3.2 der Buchungstag (Nummer 20), 5.3.3 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Sachbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt, 5.3.4 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und 5.3.5 der Betrag.

5.4 Das Hauptzeitbuch ist nach Muster 1a und b zu § 71 SäHO unter der Verantwortung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

6.Vorbücher zum Hauptzeitbuch (Tageslisten)

6.1.1 Erfordern es Art und Umfang der Kassengeschäfte, so können Einzahlungen und Auszahlungen in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch (Tageslisten) gebucht werden. Für die Buchungen in den Tageslisten gelten die Nummern 5.1, 5.2 Satz 1 und 5.3 entsprechend.

6.1.2 Die Tageslisten sind getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen aufzustellen; bei Bedarf können für Umbuchungen eigene Tageslisten aufgestellt werden, in denen die Einzahlungs- und Auszahlungsbuchungen in getrennten Spalten dargestellt werden. Ferner können unter Beachtung des Satzes 1 die Buchungen nach Buchhaltungen oder Zahlungswegen oder Buchungsstellen in Spalten getrennt oder, falls der Umfang dies erfordert, in getrennten Tageslisten eingetragen werden. Das Nähere bestimmt die Kassenleiterin oder der Kassenleiter.

6.1.3 Werden Tageslisten nach Buchungsstellen getrennt geführt oder werden in den Tageslisten für die einzelnen Buchungsstellen getrennte Spalten verwendet, können die Ergebnisse der Tageslisten in das Titelbuch übernommen werden, wenn die Tageslisten nur Einnahmen oder nur Ausgaben der gleichen Art im Sinne der Nummer 18.4.2 Satz 2 enthalten. Diese Tageslisten sind Bestandteil des Titelbuches. Bei Tageslisten für Beträge, auf die das Verwaltungskostengesetz oder die Kostenverfügung der Justizverwaltung anzuwenden ist, genügt an Stelle der Angabe der Einzahlerin oder des Einzahlers die Angabe der Block- und Blatt-Nummer der Kostenverfügung.

6.1.4 Die Tageslisten sind vom Beginn des Haushaltsjahres an fortlaufend zu nummerieren.

6.1.5 Auf der Tagesliste ist folgender Vermerk anzubringen:

„1. Aufgestellt. ………………………… (Unterschrift)

2. Schlusssummen übernommen in das Hauptzeitbuch A/B Nummer …………………… (Unterschrift)“.

6.2 Die Ergebnisse der Tageslisten sind täglich in das Hauptzeitbuch zu übernehmen.

6.3 Die Tageslisten sind im Anhalt an Muster 2 zu § 71 SäHO zu führen.

7.Tagesabschlussbuch 7.1 Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlussbuch zu führen.

7.2 Das Tagesabschlussbuch dient 7.2.1 der Ermittlung des Kassensollbestandes, 7.2.2 der Darstellung des Kassenistbestandes und 7.2.3 der Gegenüberstellung von Kassensollbestand und Kassenistbestand.

7.3 Das Tagesabschlussbuch ist nach Muster 3a/b zu § 71 SäHO von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter oder unter dessen Verantwortung im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

Dritter Unterabschnitt: Sachbücher

8.Titelbuch 8.1.1 Für den Nachweis der Einnahmen und Ausgaben nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist das Titelbuch zu führen; für jeden Titel des Haushaltsplans und innerhalb eines jeden Titels für jede anordnende Stelle ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Absatz 3 Nummer 2 und Absatz 4.

8.1.2 Abweichend von Nummer 8.1.1 sind im Justizbereich für Auslagen in Rechtssachen (Gruppe 526) Buchungsstellen entsprechend den Anforderungen des Rechnungshofes einzurichten.

8.2 Sind Einnahmen und Ausgaben für den Staat nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, so bestimmt das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.

8.3 Die verteilten Einnahme- und Ausgabemittel werden im Titelbuch nicht eingetragen; die Verantwortung dafür, dass Ausgabemittel zur Verfügung stehen, richtet sich nach Nummer 2.2.3 Satz 2 zu § 34.

8.4 Bei der Sollstellung sind mindestens einzutragen 8.4.1 die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten und erforderlichenfalls des Objekts, 8.4.2 der Grund der Zahlung, 8.4.3 der Tag der Sollstellung, 8.4.4 ein Hinweis auf den Beleg, 8.4.5 der Anordnungsbetrag (der auf ein Haushaltsjahr treffende Betrag oder der auf einen Fälligkeitstag treffende Teilbetrag, gegebenenfalls auch der Gesamtbetrag der Forderung oder Schuld) oder die Änderung, auch soweit sie sich auf Kassenreste aus dem Vorjahr beziehen, 8.4.6 der Fälligkeitstag und 8.4.7 der niedergeschlagene oder der erlassene Betrag, soweit er nicht nach Nummer 8.4.5 nachgewiesen wird.

8.5 Bei der Buchung der Zahlung sind mindestens einzutragen 8.5.1 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch, 8.5.2 der Buchungstag (Nummer 20), 8.5.3 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt, 8.5.4 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch (Nummer 9), 8.5.5 der Betrag, 8.5.6 bei Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) – ausgenommen bei Teilzahlungen an Versorgungsunternehmen –

a)der Empfänger und

b)der gezahlte beziehungsweise abgerechnete Betrag in einer besonderen Spalte oder ein entsprechendes Kennzeichen, soweit Ausnahmen nicht zugelassen sind, 8.5.7 bei Umbuchungen der Buchungstag der erstmaligen Buchung (bei Umbuchungen für Zahlungen, bei denen Verzugszinsen, Stundungszinsen, Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge oder Ähnliches allgemein nicht zu erheben sind, wird auf diese Angabe verzichtet).

8.6 Im Falle der Sollstellung sind am Anfang des Haushaltsjahres die aus dem Vorjahr übertragenen Kassenreste einzutragen.

8.7 Im Falle der Sollstellung sind am Ende des Haushaltsjahres einzutragen 8.7.1 die Summe aus dem im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellten Betrag und dem aus dem Vorjahr übertragenen Kassenrest, gegebenenfalls vermindert um den niedergeschlagenen oder erlassenen Betrag (Rechnungssoll), 8.7.2 der für das Haushaltsjahr gezahlte Gesamtbetrag und 8.7.3 der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest).

8.8 Werden Vorbücher zum Titelbuch geführt, so genügt die Eintragung der Einzelangaben nach den Nummern 8.4 bis 8.7 im Vorbuch; für die Übernahme der Ergebnisse der Vorbücher in das Titelbuch gilt Nummer 9.3.1.

8.9 Sollstellung:

8.9.1 Die wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben einschließlich Steuern und Abgaben und die hierauf zu entrichtenden Mahngebühren, Säumniszuschläge und dergleichen sind zum Soll zu stellen.

8.9.2 Einmalige Einnahmen sind zum Soll zu stellen. Einmalige Ausgaben können zum Soll gestellt werden, wenn sie in Teilbeträgen geleistet werden.

8.9.3 Die Sollstellung erfolgt nur im Vorbuch zum Titelbuch.

8.9.4 Solländerungen (Nummer 8.4.5) sind in der Regel in der Weise durchzuführen, dass sich das Soll erhöht oder vermindert (zum Beispiel bei Niederschlagung und Erlass).

8.10 Abstandnahme von der Sollstellung:

8.10.1 Von der Sollstellung für einmalig zu leistende Ausgaben wird abgesehen; Nummer 8.9.2 bleibt unberührt.

8.10.2 Soweit es zugelassen ist, dass von der Sollstellung abgesehen wird, entfallen die Eintragungen nach den Nummern 8.4, 8.6, 8.7.1 und 8.7.3.

8.11 Für die Buchungen zum Jahresabschluss gelten die Nummern 25.2 bis 25.5.

8.12 Das Titelbuch ist nach Muster 4a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

9.Vorbücher zum Titelbuch (Personenkonto/Objektkonto)

9.1 Für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben sind Vorbücher zum Titelbuch zu führen, die

a)nach Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten (Personenkonten) oder

b)nach Objekten (Objektkonten)

zu gliedern sind. Für einmalige Einnahmen und Ausgaben können Vorbücher geführt werden, wenn Beträge in Teilbeträgen erhoben oder geleistet werden oder wenn es aus anderen Gründen zweckmäßig ist. Ein Vorbuch kann für eine Buchungsstelle oder für mehrere Buchungsstellen geführt werden.

9.2 In das Personen- oder Objektkonto sind mindestens einzutragen 9.2.1 die Bezeichnungen des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten oder des Objekts, 9.2.2 die Buchungsstelle, 9.2.3 die Angaben nach den Nummern 8.4 bis 8.7, 9.2.4 der Grund der Zahlung und 9.2.5 die an den Fälligkeitstagen zu zahlenden Beträge.

9.3.1 Soweit die Summen der gezahlten Beträge nicht bereits aufgrund von Tageslisten nach Nummer 6.1.3 in das Titelbuch übernommen worden sind, sind sie aus den Vorbüchern zum Titelbuch in der Regel täglich, mindestens aber vor dem Monatsabschluss in das Titelbuch zu übernehmen.

9.3.2 Am Schluss des Haushaltsjahres sind darzustellen

a)im Vorbuch zum Titelbuch das Rechnungssoll, die Summe der im Haushaltsjahr gezahlten Beträge und die verbliebenen Kassenreste;

b)in einer Nebenliste die Summe der im Haushaltsjahr gezahlten Beträge je Vorbuch; bei Schulden und Ähnlichem auch der Stand am Ende des Vorjahres, die im Laufe des Haushaltsjahres gezahlten Beträge aufgeteilt nach Tilgungen und Zinsen und der Stand beim Jahresabschluss.

Der Rechnungshof kann auf die Nebenlisten verzichten.

9.4 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zulassen, dass die Vorbücher zum Titelbuch für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

9.5 Soweit es zugelassen ist, dass von der Sollstellung abgesehen wird, gilt Nummer 8.10.2 entsprechend.

9.6 Die Vorbücher zum Titelbuch sind nach Muster 5a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen. Weitere Muster können im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof zugelassen werden.

10.Gesamttitelbuch 10.1 Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen führt über die von den Staatskassen abgerechneten Einnahmen und Ausgaben und über die von ihr angenommenen Einnahmen und geleisteten Ausgaben ein Gesamttitelbuch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung. Für jeden Titel ist eine Buchungsstelle einzurichten. Entsprechendes gilt für Einnahmen und Ausgaben nach § 71 Absatz 3 Nummer 2 und Absatz 4.

10.2 In das Gesamttitelbuch sind mindestens die Ergebnisse der Einnahmen und Ausgaben aus den Titelübersichten (Nummer 26.5) einzutragen.

10.3 Das Gesamttitelbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

11.Verwahrungsbuch 11.1 Für Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehen Ordnung gebucht werden können, ist das Verwahrungsbuch zu führen. Das Gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach den Nummern 8 bis 10 und 12 bis 14 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im Sinne der Hinterlegungsordnung ist eine besondere Buchungsstelle einzurichten; das Gleiche gilt für die Gelder der Gefangenen. Soweit Art und Umfang der Verwahrungen es erfordern, können weitere Buchungsstellen eingerichtet werden.

11.2.1 Auszahlungen, die mit Einzahlungen nach Nummer 11.1 im Zusammenhang stehen, sind im Verwahrungsbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.

11.2.2 Das Verwahrungsbuch wird nur für Einzahlungen eingerichtet. Auszahlungen (Abwicklungen) sind als Absetzungen zu behandeln.

11.3 Bei jeder Buchung im Verwahrungsbuch sind mindestens einzutragen 11.3.1 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch, 11.3.2 der Buchungstag (Nummer 20), 11.3.3 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt, 11.3.4 die Bezeichnung der Einzahlerin oder des Einzahlers oder der Empfängerin oder des Empfängers, 11.3.5 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch, 11.3.6 der Betrag.

11.4 Unter den Voraussetzungen der Nummer 9.1 können Vorbücher zum Verwahrungsbuch geführt werden; die Nummern 8.8, 9.3 und 9.4 gelten entsprechend.

11.5.1 Für Geldhinterlegungen und für die Gelder der Gefangenen sind in jedem Falle Vorbücher einzurichten, die für mehrere Haushaltsjahre zu führen sind. In das Vorbuch für Geldhinterlegungen sind unbeschadet der Regelung in Nummer 11.4 mindestens einzutragen:

a)die Bezeichnung der Hinterlegungsstelle und der Hinterlegungsnummer,

b)die Bezeichnung der Hinterlegungsmasse,

c)Vermerke über Pfändungen, Abtretungen und so weiter,

d)der Vermerk über die nachträgliche Auszahlung eines nach der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa zur Ausführung des Sächsischen Hinterlegungsgesetzes (VwV AusfHinterlG) ausgebuchten Betrages.

11.5.2 frei 11.5.3 Für die Erstellung der Nebenliste gilt Nummer 9.3.2 Buchstabe b mit der Maßgabe, dass die am Schluss des Jahres noch offen stehenden Geldhinterlegungen aufzunehmen sind.

11.6 Das Verwahrungsbuch ist nach Muster 6 zu § 71 SäHO, das Vorbuch nach Muster 8 zu § 71 SäHO gegebenenfalls auch nach Muster 5a zu § 71 (mit den erforderlichen Änderungen) im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

12.Vorschussbuch 12.1 Für Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Vorschussbuch zu führen. Das gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach den Nummern 8 bis 11 und 13 nachzuweisen sind. Soweit Art und Umfang der Vorschüsse es erfordern, können Buchungsstellen eingerichtet werden. Für jede Zahlstelle, die mit der Kasse abrechnet, ist eine Buchungsstelle einzurichten, bei der die Zahlstellenbestandsverstärkungen, Ablieferungen und der sich aus der Zahlstellenabrechnung ergebende Unterschiedsbetrag der Einnahmen und Ausgaben (Nummern 8.1, 8.3 und 11 der Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) gebucht werden; das Gleiche gilt für Geldstellen.

12.2.1 Einzahlungen, die mit Auszahlungen nach Nummer 12.1 im Zusammenhang stehen, sind im Vorschussbuch nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.

12.2.2 Das Vorschussbuch wird nur für Auszahlungen eingerichtet. Einzahlungen (Abwicklungen) sind als Absetzungen zu behandeln.

12.3 Bei jeder Buchung im Vorschussbuch sind mindestens einzutragen 12.3.1 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch, 12.3.2 der Buchungstag (Nummer 20), 12.3.3 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt, 12.3.4 die Bezeichnung der Empfängerin oder des Empfängers oderbeziehungsweise der Einzahlerin oder des Einzahlers, 12.3.5 gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch, 12.3.6 der Betrag.

12.4 Unter den Voraussetzungen der Nummer 9.1 können Vorbücher zum Vorschussbuch geführt werden; die Nummern 8.8, 9.3 und 9.4 gelten entsprechend. Für Gehaltsvorschüsse sind in jedem Falle Vorbücher einzurichten, die für mehrere Haushaltsjahre zu führen sind.

12.5 Das Vorschussbuch ist nach Muster 7 zu § 71 SäHO, das Vorbuch nach Muster 5b zu § 71 (mit den erforderlichen Änderungen) im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

13.Abrechnungsbuch 13.1 Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen (Nummer 3.5 zu § 79), haben das Abrechnungsbuch zu führen. Steht eine Kasse mit mehreren Kassen im Abrechnungsverkehr, so ist im Abrechnungsbuch für jede Kasse eine Buchungsstelle einzurichten.

13.2 In das Abrechnungsbuch sind die Kassenbestandsverstärkung und die Ablieferungen (Nummer 60 zu § 70) einzutragen. Buchausgleiche (Nummern 35 und 52 zu § 70) sind wie Kassenbestandsverstärkungen und Ablieferungen zu behandeln.

13.3 Bei jeder Buchung im Abrechnungsbuch sind mindestens einzutragen 13.3.1 die laufende Nummer oder die Nummer der Buchung im Zeitbuch, 13.3.2 der Buchungstag (Nummer 20), 13.3.3 ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Zeitbuch – gegebenenfalls über den Beleg – herstellt, 13.3.4 der Betrag.

13.4 Das Abrechnungsbuch ist nach Muster 9a und b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

14.Andere Sachbücher 14.1.1 Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen führt ein Geldanlagebuch nach Muster 10 zu § 71 SäHO für die Anlage von Kassengeldern; Nummer 12.2.2 gilt entsprechend.

14.1.2 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof anordnen, dass für bestimmte Zahlungen weitere Sachbücher geführt werden.

14.2 Sind der Kasse auch andere Kassengeschäfte als die des Staates übertragen worden, so bestimmt das Staatsministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit den zuständigen Stellen, das Nähere über die Einrichtung der für diese Kassengeschäfte zu führenden anderen Sachbücher.

14.3 Für die Buchungen in den Sachbüchern nach den Nummern 14.1 und 14.2 gelten die Nummern 8 bis 13 entsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist.

Vierter Unterabschnitt: Hilfsbücher

15.Kontogegenbuch 15.1 Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den Konten der Kasse bei den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen.

15.2 Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar 15.2.1 die Aufträge der Kasse für Gut- und Lastschriften auf dem Konto mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe, 15.2.2 die Einzahlungen auf das Konto der Kasse, die ihr vor Eingang des Kontoauszuges bekannt werden (zum Beispiel eigene Einzahlungen und eigene Lastschrifteinzüge), 15.2.3 die Gutschriften und die Lastschriften laut Kontoauszug, vermindert um die nach den Nummern 15.2.1 und 15.2.2 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszugs.

15.3 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen 15.3.1 die laufende Nummer, 15.3.2 der Buchungstag (Nummer 20), 15.3.3 der Betrag und 15.3.4 die Nummer des Kontoauszugs.

15.4 Beim Tagesabschluss ist der buchmäßige Bestand einzutragen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.

15.5 Kontoabgleich:

Nachdem der Kontoauszug eingegangen ist und die erforderlichen Buchungen (Nummer 15.2.3) im Kontogegenbuch vorgenommen worden sind, ist durch eine auf den Kontoauszug oder ein mit ihm zu verbindendes besonderes Blatt zu setzende Berechnung festzustellen, ob das sich aus dem Kontogegenbuch zu errechnende Guthaben der Kasse mit dem Guthaben, das sich aus dem Kontoauszug ergibt, übereinstimmt. Hierbei ist 15.5.1 auszugehen vom Bestand, der im Kontogegenbuch am Vortag als Guthaben nachgewiesen ist, 15.5.2 hinzuzurechnen

a)der Betrag der von der Kasse geleisteten Auszahlungen, die im vorliegenden Kontoauszug noch nicht berücksichtigt sind, und

b)die sich aus dem am Buchungstag eingegangenen Kontoauszug ergebenden Gutschriften mit Ausnahme der eigenen Zuführungen, 15.5.3 abzuziehen

a)die eigenen Zuführungen, die noch nicht gutgeschrieben sind,

b)die Gutschriften nach Nummer 15.2.2,

c)die Belastungen im Lastschriftverfahren,

d)die Buchungsgebühren,

e)andere Belastungen, von denen die Kasse erstmals Kenntnis erhält.

Der sich ergebende Betrag muss mit dem Bestand nach dem Kontoauszug übereinstimmen. Der Leiter des Aufgabengebietes Zahlungsverkehr hat die Übereinstimmung auf der Berechnung durch Unterschrift und Datum zu bescheinigen.

15.6 Einlieferungsverzeichnis:

15.6.1 Zur Einlösung einzureichende Schecks sind nach näherer Bestimmung des jeweiligen Kreditinstituts einzeln in Einlieferungsverzeichnisse einzutragen. Das Einlieferungsverzeichnis dient zur Überwachung der Einlösung und muss mindestens enthalten

a)die Schecknummer,

b)die Kontonummer der Scheckausstellerin oder des Scheckausstellers,

c)die Bezeichnung des bezogenen Kreditinstituts oder die Bankleitzahl,

d)den Betrag,

e)die Buchungsstelle, Steuernummer oder Ähnliches.

Eine Zweitschrift des Einlieferungsverzeichnisses ist geordnet im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr aufzubewahren.

15.6.2 Auf die Eintragung der einzelnen Schecks nach Nummer 15.6.1 wird verzichtet, wenn

a)das Auffinden von rückbelasteten Schecks in der Tagesliste oder auf andere Weise einwandfrei sichergestellt ist und

b)das betreffende Kreditinstitut der Vereinfachung zugestimmt hat.

15.7 Das Kontogegenbuch ist nach Muster 11 a/b zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.

16.Schalterbuch 16.1 Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter bestimmt, ob für bare Einzahlungen und bare Auszahlungen (Nummer 29.3 zu § 70) das Schalterbuch zu führen ist. In das Schalterbuch sind die am Schalter angenommenen und ausgezahlten Beträge einzutragen. Hierzu gehören auch das von einem Konto der Kasse abgehobene oder auf ein Konto der Kasse eingezahlte Bargeld sowie die Summe der im Rahmen des baren Zahlungsverkehrs angenommenen und der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zugeleiteten Schecks (Nummer 11.4.5 zu § 79). Wird eine schreibende Rechenmaschine oder eine Schalterquittungsmaschine verwendet, so gelten die Streifen der Maschine als Schalterbuch.

16.2 Vor dem Tagesabschluss sind das Schalterbuch aufzurechnen, der buchmäßige Bestand zu ermitteln und dieser mit dem Bestand an Zahlungsmitteln abzustimmen; ein Unterschiedsbetrag ist zu vermerken.

16.3 Das Schalterbuch ist nach Muster 12 a/b zu § 71 SäHO von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zu führen.

17.Andere Hilfsbücher 17.1 Geld- und Werteingangsbuch 17.1.1 Die Kasse hat alle bei ihr eingehenden

a)Wertbriefe,

b)Wertpakete,

c)sonstigen Sendungen, die Zahlungsmittel (ausgenommen Schecks) oder Wertgegenstände enthalten,

d)Forderungspfändungen, Vorpfändungen und Ähnliches gegen Forderungen Dritter und

e)anderen Sendungen, für die ein Nachweis zweckmäßig erscheint, in ein Geld- und Werteingangsbuch einzutragen. Bei jeder Eintragung ist ein Hinweis auf die endgültige Buchung oder ein Nachweis über den Verbleib der Sendung anzubringen.

17.1.2 Das Geld- und Werteingangsbuch ist nach Muster 13 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.

17.2 Quittungsbestandsbuch 17.2.1 Die Kasse hat zum Nachweis über die Ein- und Auslieferungen und den Bestand an Quittungsblöcken ein Quittungsbestandsbuch zu führen. Außerdem ist im Quittungsbestandsbuch der vollständige Rücklauf der Quittungsdurchschriften zu vermerken.

17.2.2 Das Quittungsbestandsbuch ist in den Teil A – Einlieferungen – und in den Teil B – Auslieferungen – zu gliedern. Im Teil B ist für jeden Quittungsblock eine Zeile zu verwenden; die Rücklieferung von teilweise verbrauchten Quittungsblöcken und die erneute Auslieferung sind ebenfalls in Teil B – Auslieferung – in der Zeile der erstmaligen Auslieferung einzutragen.

17.2.3 Das Quittungsbestandsbuch ist nach Muster 14 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.

17.3 Verzeichnis der Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler Im Justizbereich (Gerichtszahlstellen) wird über die erhaltenen und ausgelieferten Sicherheitsblättchen für Gerichtskostenstempler ein Bestandsverzeichnis geführt. Die Nummern 56.6 und 56.7 zu § 70 gelten sinngemäß. Für die Beschaffung gelten die dafür erlassenen besonderen Bestimmungen.

17.4 Kostennachweis zum Gerichtskostenstempler Im Justizbereich (Gerichtszahlstellen) wird zu jedem Gerichtskostenstempler ein Kostennachweis geführt (Abschnitt B Ziffer IV Nummer 1 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Entrichtung von Gerichtskosten und Kosten durch die Verwendung von Kostenmarken, Gerichtskostenstemplern und Gebührenstemplern und über die freizügige Verwendung von Gerichtskostenmarken und Abdrucken von Gerichtskostenstemplern [VwV Entrichtung von Gerichtskosten – VwVEntrGK] vom 16. Juni 2005 [SächsJMBl. S. 48], in der jeweils geltenden Fassung).

17.5 Über Scheckvordrucke und deren Verwendung ist ein Nachweis zu führen (vergleiche Nummer 64 zu § 70 und Nummer 11.3.5 zu § 79). Die Nummer 56.7 zu § 70 gilt sinngemäß.

17.6 Soweit der Aufgabenbereich der Kasse es erfordert, kann das Staatsministerium der Finanzen zulassen, dass weitere Hilfsbücher geführt werden.

Dritter Abschnitt: Führung und Aufbewahrung der Bücher

18.Form der Bücher 18.1 Soweit Nummer 3.6 sowie Nummer 4.6 nicht zur Anwendung kommen, sind die Bücher zu führen 18.1.1 in visuell lesbarer Form oder 18.1.2 in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Nummer 3.5).

18.2 Werden Bücher nach Nummer 18.1.2 vollständig ausgedruckt, so können die gespeicherten Daten vor Ablauf der Aufbewahrungszeiten (Nummer 21) gelöscht werden. In diesem Fall gelten die Ausdrucke als Bücher in visuell lesbarer Form.

18.3 Die Bücher in visuell lesbarer Form sind zu führen 18.3.1 in gebundener oder gehefteter Form:

das Tagesabschlussbuch (Nummer 7), das Kontogegenbuch (Nummer 15) und das Schalterbuch (Nummer 16), 18.3.2 als Loseblattbuch:

die Tageslisten (Nummer 6) und 18.3.3 als Kartei:

alle übrigen Bücher.

18.4.1 Werden Bücher in Kartei- oder Loseblattform geführt, so sind die Karten oder Blätter – bei Ordnung nach Buchungsstellen für jede Buchungsstelle – fortlaufend zu nummerieren. Die Anzahl der Karten oder Blätter ist auf einer Vorsatzkarte (Muster 16 zu § 71) oder in anderer geeigneter Form nachzuweisen.

18.4.2 Jede oder jeder Bedienstete hat für jedes von ihr oder ihm geführte Buch eine gesonderte Vorsatzkarte anzulegen. Für Bücher, die als Rechnungslegungsbücher (Nummer 3.1 zu § 80) dienen, sind Vorsatzkarten anzulegen für jeden Einzelplan und innerhalb des Einzelplans für

a)Einnahmen,

b)Personalausgaben (Hauptgruppe 4 des Gruppierungsplans),

c)Ausgaben für Baumaßnahmen (Hauptgruppe 7 des Gruppierungsplans) und

d)übrige Ausgaben, soweit das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof vor Beginn des Haushaltsjahres im Einzelfall nichts anderes bestimmt hat.

18.4.3 In automatisierten Buchführungsverfahren, in denen die Daten der Vorsatzkarte zum normalen Datensatz gehören und ausgedruckt werden können, entfällt die Führung der Vorsatzkarte.

18.5 Werden Bücher in gebundener oder in gehefteter Form geführt, so sind sie so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren. Die Anzahl der Blätter ist von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht (Zahlstellenaufsicht) auf der ersten Seite zu bescheinigen.

18.6 Bücher in visuell lesbarer Form können, soweit ausnahmsweise erforderlich, in Teilbänden geführt werden; die Teilbände sind besonders zu kennzeichnen.

18.7 Die Person, die Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Vorsatzkarten oder den Titelseiten zu bescheinigen, von wann bis wann sie das Buch oder den Teilband geführt hat. Damit übernimmt sie die Verantwortung, dass das Buch oder der Teilband in dieser Zeit richtig und vollständig geführt worden ist und dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind. Ist die Bescheinigung auf der Vorsatzkarte oder Titelseite nach Satz 1 durch häufigen Wechsel der Bediensteten nicht zweckmäßig, so sind auf der Vorsatzkarte oder Titelseite die Verwalterin oder der Verwalter und die Vertreterin oder der Vertreter, welche generell für die Führung der Bücher verantwortlich sind, einzutragen und bei einem Wechsel der Bediensteten beim Tagesabschluss in der Vermerkspalte des Buches ein Übergabe-/Übernahmevermerk anzubringen. Nummer 18.4.3 gilt entsprechend.

18.8 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof für die Form der Bücher etwas Abweichendes bestimmen.

19.Buchungsbestimmungen 19.1.1 Die Bücher sind, soweit nach den Nummern 9.4, 11.4 und 12.4 nichts anderes bestimmt ist, für ein Haushaltsjahr zu führen. § 72 ist zu beachten. Hilfsbücher können für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr geführt werden.

19.1.2 Die Zahlungen sollen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden. Ist dies nicht möglich oder nicht vorgesehen, so sind die Zahlungen zunächst in den Zeitbüchern und dann in den Sachbüchern zu buchen.

19.2 Die Kasse kann zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Zahlungen in Zusammenstellungen erfassen und in Gesamtbeträgen buchen. Nummer 27.3 zu § 70 ist zu beachten.

19.3 Alle Eintragungen in Bücher, die in visuell lesbarer Form geführt werden, sind mit schwarzer oder blauer Farbe vorzunehmen. Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge in roter Farbe einzutragen oder durch ein Minuszeichen oder in sonstiger Weise eindeutig zu kennzeichnen; das gilt nicht, wenn für Absetzungsbuchungen besondere Buchungsstellen eingerichtet sind.

19.4 Im Buchungstext dürfen amtliche, allgemeinverständliche oder zugelassene Abkürzungen oder Kennzeichen verwendet werden.

19.5 Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, dass die Buchung durch eine Absetzungsbuchung storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen oder dass der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in visuell nicht lesbarer Form (Nummer 18.1.2) geführt werden, kann das Staatsministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof unter Beachtung der Bestimmungen der Nummer 3.4 Ausnahmen zulassen.

Werden zu Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, vor dem Tagesabschluss Berichtigungen erforderlich, so können sie auch so vorgenommen werden, dass die Eintragungen unter Beifügung des Namenszeichens der oder des ändernden Bediensteten gestrichen und durch neue ersetzt werden; die ursprünglichen Eintragungen müssen lesbar bleiben.

19.6 Bei Buchungen in den Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen 19.6.1 nur zugelassene Schreibmittel (Nummer 2.3 zu § 70) verwendet werden, 19.6.2 in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

19.7 Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen zum Buchungsverfahren treffen.

20.Buchungstag 20.1 Zu buchen sind (Buchungstag)

20.1.1 unbare Einzahlungen an dem Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder an dem übersandte Schecks bei ihr eingehen;

20.1.2 unbare Auszahlungen am Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut oder am Tag der Übersendung des Schecks oder am Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (zum Beispiel Auszahlung im Lastschriftverfahren);

20.1.3 bare Einzahlungen am Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder am Tag des Eingangs von übersandtem Bargeld;

20.1.4 bare Auszahlungen am Tag der Übergabe von Zahlungsmitteln oder am Tag der Übersendung von Bargeld.

20.2 Zahlungen durch Verrechnung sind am selben Tag als Einzahlung und Auszahlung zu buchen (Nummer 35.3 zu § 70).

20.3 Bei Einzahlungen im Lastschriftverfahren und bei Massenauszahlungen kann das Staatsministerium der Finanzen bestimmen, dass unbeschadet der Regelung in Nummer 20.1 in den Vorbüchern zum Titelbuch Buchungen für den Buchungstag zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.

20.4 Einen Buchausgleich hat die veranlassende Kasse am Tag der Ausstellung zu buchen. Dieser Tag gilt für die empfangende Kasse als Einzahlungstag.

21.Aufbewahren der Bücher 21.1 Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; Art und Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (Aufbewahrungsbestimmungen – AufbewBest –).

21.2 Werden Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen, so gilt für das Aufbewahren der Dokumentation des Verfahrens Nummer 5 der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).

Vierter Abschnitt: Abschluss der Bücher

22.Arten und Zweck der Abschlüsse 22.1 Die Kasse hat Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse zu erstellen.

22.2 Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplanes.

22.3 Insbesondere ist es Zweck 22.3.1 des Tagesabschlusses (Nummer 23) festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt, 22.3.2 des Monatsabschlusses (Nummer 24), Unterlagen für die Abrechnung der Amtskassen und der Landesjustizkasse mit der Hauptkasse des Freistaates Sachsen zu gewinnen, 22.3.3 des Jahresabschlusses (Nummer 25), die Rechnungsergebnisse zu ermitteln und die Grundlagen für die Rechnungslegung (§ 80) zu schaffen sowie Unterlagen für die Haushaltsrechnung (§ 81), den kassenmäßigen Abschluss (§ 82) und den Haushaltsabschluss (§ 83) zu gewinnen.

23.Tagesabschluss 23.1 Die Kasse hat täglich einen Tagesabschluss im Tagesabschlussbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln (Nummer 7.2).

23.2 Zur Ermittlung des Kassensollbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden und in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des letzten Kassensollbestandes.

23.3 Zur Ermittlung des Kassenistbestandes sind der Bestand an Zahlungsmitteln und die Bestände aus den Kontogegenbüchern (Nummer 15.4) im Tagesabschlussbuch darzustellen.

23.4 Der Kassenistbestand ist mit dem Kassensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

23.5 Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Vorschuss zu buchen. Kassenfehlbeträge von 250 Euro und mehr sowie alle anderen Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden, sind der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen. Kassenfehlbeträge von 500 Euro und mehr sind außerdem stets dem Staatsministerium der Finanzen anzuzeigen.

23.6 Ein Kassenüberschuss ist für den nächsten Tag als Verwahrung zu buchen. Wird ein Kassenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Kassenanordnung ausgezahlt werden. Ein Kassenüberschuss, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist aufgrund der erteilten allgemeinen Annahmeanordnung als Einnahme nachzuweisen (Nummer 22.6.4 zu § 70).

23.7 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlussbuch von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr und von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr – jeweils für ihren Verantwortungsbereich – sowie von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen.

23.8 Beim Einsatz eines integrierten HKR-Verfahrens nach Nummer 3.6 gilt für den Tagesabschluss:

23.8.1 Zur Kontrolle der Buchführung hat die Kasse einen Tagesabschluss zu erstellen, sofern buchungsrelevante Vorgänge vorliegen. Darin sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln und gegenüberzustellen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist ein Fehlbetrag als Vorschuss und ein Überschuss als Verwahrung zu buchen, unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.

23.8.2 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist von der zuständigen Bearbeiterin beziehungsweise vom zuständigen Bearbeiter und deren beziehungsweise dessen Führungskraft zu bescheinigen.

23.8.3 Fehlbeträge von mehr als 250 Euro sind der Leitung der Dienststelle und der Sachgebietsleitung Kasse unverzüglich mitzuteilen. Fehlbeträge von mehr als 500 Euro sind über das zuständige Ministerium dem Staatsministerium der Finanzen anzuzeigen.

24.Monatsabschluss 24.1.1 Die Kasse hat ihre Bücher für jeden Kalendermonat am letzten Arbeitstag oder an dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten Tag abzuschließen.

24.1.2 Soweit die Beträge in den Büchern nicht laufend summiert werden (zum Beispiel bei manueller Buchführung), ist in den Sachbüchern zunächst die Monatssumme zu bilden und anschließend durch Hinzusetzen der Vorsumme das Ergebnis zu ermitteln.

24.1.3 Der Monatsabschluss der Amtskassen und der Landesjustizkasse ist im Hauptzeitbuch nach Aufrechnung aller Spalten und nach Übernahme der Ergebnisse der nachgeordneten Kassen (Nummer 26.8) wie folgt durchzuführen:

a)Im Teil B – Auszahlung – ist die Summe der Ausgaben in der Spalte 6 abzusetzen und in die Spalte 7 (Ablieferungen) zu übertragen und im Abrechnungsbuch die entsprechende Eintragung vorzunehmen;

b)im Teil A – Einzahlung – ist die Summe der Einnahmen in der Spalte 6 abzusetzen und in die Spalte 7 (Kassenbestandsverstärkungen) zu übertragen und im Abrechnungsbuch die entsprechende Eintragung vorzunehmen;

c)die ermittelten Summen in den Spalten 4 bis 9 sind im Teil B – Auszahlung – abzusetzen und in die entsprechenden Spalten des Teils A – Einzahlung – zu übertragen; im Teil B – Auszahlung – enthalten daraufhin alle Spalten keinen Betrag mehr;

d)im Teil A – Einzahlung – ist die übertragene Summe der Auszahlungen in allen Spalten von der jeweiligen Summe der Einzahlungen abzuziehen; hierdurch ergibt sich der Kassensollbestand und seine Zusammensetzung aus – dem Bestand aus dem Verwahrungsbuch (nicht abgewickelte Verwahrungen), – dem Bestand aus dem Vorschussbuch (nicht abgerechnete Vorschüsse) und – dem Bestand aus dem Abrechnungsbuch (nicht abgerechnete Kassenbestandsverstärkungen beziehungsweise Ablieferungen);

e)im Hauptzeitbuch sind für den neuen Monat jeweils unter einer besonderen laufenden Nummer vorzutragen – im Teil A – Einzahlungen – die Verwahrungen und gegebenenfalls die Kassenbestandsverstärkung und – im Teil B – Auszahlung – die Vorschüsse und gegebenenfalls die Ablieferung.

24.1.4 Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen nimmt die in ihren Büchern erforderlichen Eintragungen vor.

24.2 Für den Monatsabschluss sind zu ermitteln 24.2.1 aus dem Hauptzeitbuch

a)die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen und

b)der daraus sich ergebende Unterschiedsbetrag;

24.2.2 aus dem Titelbuch die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben;

24.2.3 die Bestände aus

a)dem Verwahrungsbuch,

b)dem Vorschussbuch und

c)dem Abrechnungsbuch;

24.2.4 aus den anderen Sachbüchern die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen.

24.3 Es sind abzustimmen 24.3.1 die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen im Hauptzeitbuch mit den Ergebnissen der entsprechenden Bücher, 24.3.2 der Unterschiedsbetrag aus dem Hauptzeitbuch mit dem Kassensollbestand des Abschlusstages.

24.4 Beim Einsatz eines integrierten HKR-Verfahrens nach Nummer 3.6 gilt für den Monatsabschluss:

24.4.1 Die für Zahlungen zuständigen Stellen haben grundsätzlich jeweils zum Monatsende mit ihrer zuständigen Kasse abzurechnen, indem sie die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen nachweisen.

24.4.2 Der Abrechnung sind als Anlagen buchungsstellenbasierte Einnahme- und Ausgabeübersichten (Nummer 13.3.3 der VwV zu § 80) beizufügen. Die Richtigkeit des Monatsabschlusses ist von der zuständigen Bearbeiterin beziehungsweise vom zuständigen Bearbeiter und deren beziehungsweise dessen Führungskraft zu bescheinigen.

24.4.3 Die zuständige Kasse kann bestimmen, dass ihr zur schnelleren Abstimmung des Abrechnungsverkehrs vorab Aufstellungen über die Einzelbeträge der Ablieferungen und Bestandsverstärkungen übersandt werden. Sie hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen.

25.Jahresabschluss 25.1.1 Die Staatskasse hat ihre Bücher für das Haushaltsjahr an dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten Zeitpunkt abzuschließen (§ 76).

25.1.2 Beim Abschluss der Bücher sind die Ergebnisse bei jeder Buchungsstelle so zu kennzeichnen, dass sie nachträglich nicht unerkannt verändert werden können. Bei Büchern in visuell lesbarer Form (Nummer 18.1.1) ist unmittelbar unter die letzte Eintragung der Vermerk „Abgeschlossen“ zu setzen und vom Sachbearbeiter des Aufgabengebiets Buchführung unter Angabe des Datums zu unterschreiben.

25.2 Für den Jahresabschluss sind außer den in Nummer 24.2 aufgeführten Summen, Unterschiedsbeträgen und Beständen darzustellen 25.2.1 von allen Kassen, soweit nicht nach Nummer 8.10 von der Sollstellung von Einnahmen und Ausgaben abgesehen wird, die Ergebnisse des Vorbuchs zum Titelbuch nach den Nummern 8.7.1 und 8.7.3, 25.2.2 von der Hauptkasse des Freistaates Sachsen der kassenmäßige Abschluss des Haushaltsjahres (§ 82).

25.3 In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind zu übertragen 25.3.1 der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen (Nummer 24.2.1) aus dem Hauptzeitbuch, 25.3.2 die Kassenreste (Nummer 8.7.3) aus dem Titelbuch oder aus den Vorbüchern zum Titelbuch, 25.3.3 die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse einzeln aus dem Verwahrungsbuch und dem Vorschussbuch, 25.3.4 die nicht abgerechneten Bestände aus dem Abrechnungsbuch, 25.3.5 das kassenmäßige Gesamtergebnis (§ 82 Nummer 1e) aus dem Gesamttitelbuch der Hauptkasse des Freistaates Sachsen.

25.4 Außerdem sind die für das folgende Haushaltsjahr geltenden Anordnungsbeträge und die anderen für die weiteren Zahlungen maßgeblichen Angaben zu übertragen; hierzu gehören auch die am Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.

25.5 Die richtige Übertragung der Angaben nach Nummern 25.3 und 25.4 ist vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht oder einem diesem beigegebenen Bediensteten zu bescheinigen, sofern diese Angaben nicht mit Hilfe von ADV-Anlagen oder anderen technischen Hilfsmitteln, die eine entsprechende Sicherheit gewährleisten, übertragen werden. In besonderen Fällen kann der Kassenleiter zulassen, dass die Bescheinigung von einem nicht an der Führung des betreffenden Buches beteiligten Bediensteten der Kasse abgegeben wird.

25.6 Förmliche Zahlungsanordnungen, die nicht zum Soll gestellt (Nummer 8.10) und beim Jahresabschluss nur teilweise ausgeführt sind, sind mit den nicht gezahlten Beträgen in Ersatzbelegen zu erfassen. Die Ersatzbelege sind unter Angabe der Buchungsstelle und des Betrages in einem Verzeichnis zusammenzustellen. Die richtige und vollständige Erfassung auf dem Ersatzbeleg sowie die Vollständigkeit des Verzeichnisses sind vom Sachgebietsleiter Kassenaufsicht zu bescheinigen.

25.7 Werden andere Sachbücher (Nummer 14) geführt, so sind hierfür die Nummern 25.1 bis 25.6 sinngemäß anzuwenden.

Fünfter Abschnitt: Abrechnung

26.Abschlussnachweisung, Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht)

26.1 Die Landeskassen haben für die Abrechnung mit der Hauptkasse des Freistaates Sachsen über jeden Monatsabschluss eine Abschlussnachweisung aufzustellen.

26.2 Die Abschlussnachweisung muss mindestens enthalten 26.2.1 den nach dem vorhergehenden Monatsabschluss verbliebenen nicht abgerechneten Betrag, 26.2.2 die Summen der Einnahmen und der empfangenen Kassenbestandsverstärkungen im Abrechnungsmonat, 26.2.3 die Summe aus den Nummern 26.2.1 und 26.2.2, 26.2.4 die Summen der Ausgaben und der geleisteten Ablieferungen im Abrechnungsmonat und 26.2.5 den Unterschiedsbetrag zwischen den Summen nach den Nummern 26.2.3 und 26.2.4 als den noch abzurechnenden Betrag.

26.3 Der noch abzurechnende Betrag (Nummer 26.2.5) ist mit dem Kassensollbestand abzustimmen. Hierzu ist 26.3.1 von dem noch abzurechnenden Betrag auszugehen, 26.3.2 der Bestand aus dem Verwahrungsbuch hinzuzurechnen, 26.3.3 der Bestand aus dem Vorschussbuch abzuziehen und 26.3.4 der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen der anderen Sachbücher (Nummer 24.2.4) hinzuzurechnen.

26.4 Die Ergebnisse nach den Nummern 26.2.5 und 26.3 müssen übereinstimmen.

26.5 Der Abschlussnachweisung sind als Anlagen Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersicht) beizufügen, die die Ergebnisse des Titelbuchs titel-, kapitel- und einzelplanweise enthalten. Die Summen der Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Summen in der Abschlussnachweisung übereinstimmen. Die Titelübersicht braucht nicht beigefügt zu werden, wenn ihr Inhalt der Hauptkasse des Freistaates Sachsen im Wege des Datenträgeraustausches oder der Datenfernübertragung übermittelt wird.

26.6 Die Richtigkeit der Abschlussnachweisung und der Titelübersicht sind von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter, von der Leiterin oder dem Leiter des Aufgabengebietes Buchführung und von der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht zu bescheinigen.

26.7 Die Abschlussnachweisung ist von den Amtskassen nach Muster 17 zu § 71 SäHO, von der Landesjustizkasse nach Muster 18 zu § 71 SäHO und die dazugehörigen Titelübersichten nach Muster 19 zu § 71 SäHO aufzustellen. Die Abschlussnachweisungen und die Titelübersichten der Amtskassen und der Landesjustizkasse müssen der Hauptkasse des Freistaates Sachsen spätestens am ersten Arbeitstag des Monats vorliegen.

26.8 Die Abschlussnachweisungen und die Titelübersichten der Amtskassen und der Landesjustizkasse dienen der Hauptkasse des Freistaates Sachsen als Belege für die Übernahme der Einnahmen und Ausgaben in ihre Bücher und zur Abstimmung der Eintragungen im Abrechnungsbuch.

Das Staatsministerium der Finanzen kann, soweit erforderlich, im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen zur Abschlussnachweisung treffen

27.Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss 27.1 Buchungen bei unrichtigen Titeln, die nach dem Jahresabschluss bei einer Amtskasse oder der Landesjustizkasse festgestellt werden, sind durch die Hauptkasse des Freistaates Sachsen berichtigen zu lassen, solange die Bücher noch nicht abgeschlossen sind. Beruht der Fehler auf 27.1.1 einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die anordnende Stelle der Staatskasse eine Änderungs­anordnung zu erteilen, 27.1.2 einem Versehen der Staatskasse, so hat sie einen Kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) zu fertigen.

27.2 Die Amtskasse und die Landesjustizkasse haben der Hauptkasse des Freistaates Sachsen für die Berichtigungsbuchung eine Bescheinigung mit den erforderlichen Angaben in doppelter Ausfertigung zu übersenden. Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen hat die Berichtigung auf einer Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landesjustizkasse oder der Amtskasse als Beleg zurückzugeben. Diese Ausfertigung ist zusammen mit der Änderungsanordnung oder dem Kasseninternen Auftrag dem Beleg für die ursprüngliche Buchung beizufügen.

B. Buchführung über Wertgegenstände

28.Wertezeitbuch und Wertesachbuch 28.1.1 Zum Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen (Nummer 55 zu § 70) – mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen – sowie der Bestandsveränderungen hat die Kasse

a)ein Wertezeitbuch für die Buchungen nach der Zeitfolge und

b)ein Wertesachbuch für die Buchungen in sachlicher Ordnung zu führen. Für die gerichtlichen Werthinterlegungen (Nummer 55.1 zu § 70) und die übrigen Wertgegenstände sind getrennte Buchungsstellen einzurichten; weitere Buchungsstellen können eingerichtet werden, wenn es zweckmäßig ist.

28.1.2 Bei Kassen, die nur in geringerem Umfang Wertgegenstände anzunehmen, auszuliefern und zu verwahren haben und keine gerichtlichen Werthinterlegungen verwalten, kann die Kassenleiterin oder der Kassenleiter zulassen, dass von der Führung des Wertesachbuches abgesehen wird, wenn hierdurch die Übersichtlichkeit über den Bestand an Wertgegenständen nicht beeinträchtigt wird.

28.1.3 Im Wertezeitbuch sind die Einlieferungen und Auslieferungen nach ihrem Anfall fortlaufend einzutragen. In der Spalte 1 sind die Einlieferungen und in der Spalte 2 die Auslieferungen jeweils getrennt voneinander fortlaufend zu nummerieren. Bei der Auslieferung ist

a)in Spalte 9 der Auslieferungsbuchung die laufende Nummer der Einlieferungsbuchung und

b)in Spalte 8 der Einlieferungsbuchung die laufende Nummer der Auslieferungsbuchung einzutragen.

28.2 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen 28.2.1 die laufende Nummer, 28.2.2 der Tag der Buchung, 28.2.3 die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes, 28.2.4 bei Urkunden über Kapitalbeträge der Nennwert, 28.2.5 der Name der Einlieferin oder des Einlieferers oder Empfangsberechtigten und 28.2.6 die Bezugnahme auf den Beleg und – soweit erforderlich – gegenseitige Hinweise oder der Hinweis auf ein anderes Buch. Für die Eintragungen im Wertesachbuch für gerichtliche Werthinterlegungen gilt ferner Nummer 11.5.1 Satz 2 entsprechend.

28.3 Für die Form der Bücher gelten die Nummern 18.3 bis 18.8; die Bücher können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden. Im Bereich der Justizverwaltung können das Wertezeitbuch und das Wertesachbuch auch in gebundener oder gehefteter Form geführt werden.

28.4 Das Wertezeitbuch ist nach Muster 20 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr, das Wertesachbuch nach Muster 21 zu § 71 SäHO im Aufgabengebiet Buchführung zu führen.

28.5 Soweit die Art der Wertgegenstände es erfordert, ist von der Leiterin oder dem Leiter des Aufgabengebiets Zahlungsverkehr ein Terminüberwachungsbuch zu führen.

29.Wertzeichenbuch 29.1 Zum Nachweis über die Einlieferung und Auslieferung von Wertzeichen einschließlich Gebührenmarken und geldwerten Drucksachen (Nummer 55 zu § 70) – mit Ausnahme der Postwertzeichen – hat die Kasse ein Wertzeichenbuch zu führen. Das Wertzeichenbuch ist einzuteilen nach

a)anderen Wertzeichen und

b)geldwerten Drucksachen.

Innerhalb dieser Teile sind für jede Art sowie für die Einlieferungen und Auslieferungen getrennte Buchungsstellen einzurichten.

29.2 Das Wertzeichenbuch ist nach Muster 22 zu § 71 SäHO zu führen. Für die Form gelten die Nummern 18.3 bis 18.8; das Buch kann für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

29.3 Das Wertzeichenbuch ist im Aufgabengebiet Zahlungsverkehr zu führen.