§ 79 Staatskassen, Verwaltungsvorschriften (VwV-SaeHO-21484)

(1)Die Aufgaben der Kassen bei der Annahme und der Leistung von Zahlungen für den Staat werden für alle Stellen innerhalb und außerhalb der Staatsverwaltung von den Staatskassen wahrgenommen, soweit nichts anderes bestimmt ist.

(2)Die Staatskassen sind im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Finanzen zu errichten; das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen. Die Hauptkasse des Freistaates Sachsen nimmt die Aufgaben der Zentralkasse wahr.

(3)Das Staatsministerium der Finanzen regelt das Nähere

1.über die Einrichtung, den Zuständigkeitsbereich und das Verwaltungsverfahren der für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staates im Benehmen mit dem zuständigen Staatsministerium,

2.über die Einrichtung der Bücher und Belege im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.

(4)Das Staatsministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Vereinfachungen für die Buchführung und die Belegung der Buchungen allgemein anordnen. Der Rechnungshof kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Staatsministerium im Einzelfall Vereinfachungen zulassen.

Zu § 79:

Inhaltsübersicht Erster Abschnitt:

Gliederung und Aufgaben der Staatskassen und Zahlstellen

1.Gliederung der Staatskassen

2.Zuständigkeit der Staatskassen

3.Aufgaben der Staatskassen

4.Aufgaben der Hauptkasse

5.Errichtung von Zahlstellen, Zahlstellenbestimmungen Zweiter Abschnitt:

Einrichtung und Geschäftsgang der Staatskassen

6.Einrichtung der Staatskassen

7.Allgemeine Obliegenheiten der Bediensteten in den Staatskassen

8.Besondere Obliegenheiten der Kassenleiterin oder des Kassenleiters

9.Kassenübergabe

10.Besondere Obliegenheiten der Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiterin oder Arbeitsgebietsleiter und Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter

11.Sachgebiet Zahlungsverkehr

12.Sachgebiet Buchführung

13.Sachgebiet Allgemeine Verwaltung

14.Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung

15.Sachgebiet Vollstreckung (nur Landesjustizkasse)

16.Allgemeiner Geschäftsgang in den Staatskassen

17.Behandlung von Zahlungen und Buchungen Dritter Abschnitt:

Aufsicht über die Staatskassen

18.Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter Kassenaufsicht Vierter Abschnitt:

Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

19.Bestimmungen für automatisierte Verfahren

20.Bestimmungen für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens Anlagen zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO Anlage 1 Zahlstellenbestimmungen (ZBest)

Anlage 2 Bestimmungen über die Behandlung von Einzahlungen und Auszahlungen für die Justizbehörden Anlage 3 Bestimmungen über den Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best)

Anlage 4 Prüfungspflicht der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters (Buchhalterin/Buchhalters)

Muster zu § 79 SäHO Muster 1 – frei – Muster 2 – frei – Muster 3/3a Zahlstellenbuch Muster 4 Titelverzeichnis Muster 5 Abrechnungsnachweisung für Zahlstellen Muster 5a – frei – Muster 6 Anschreibeliste für Geldstellen Erster Abschnitt: Gliederung und Aufgaben der Staatskassen und Zahlstellen

1.Gliederung der Staatskassen 1.1 Staatskassen sind 1.1.1 die Amtskassen (Finanzkassen), 1.1.2 die Landesjustizkasse und 1.1.3 die Hauptkasse des Freistaates Sachsen.

1.2 Die Staatskassen sind Teile von Dienststellen des Freistaates Sachsen und können der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle unmittelbar unterstehen. Die Dienststellenleiterin oder der Dienststellenleiter ist für die Geschäftsführung sowie die ausreichende Ausstattung der Staatskassen mit Personal und Arbeitsmitteln in gleicher Weise verantwortlich wie für die übrigen Teile der Dienststelle. In besonderen Fällen können Staatskassen im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen auch als Staatsbehörden errichtet werden.

1.3 Die Hauptkasse ist der Landesjustizkasse und den Amtskassen für Zwecke der Geldversorgung und Abrechnung übergeordnet.

1.4 Kassenverzeichnis Über die Kassen des Freistaates Sachsen wird beim Staatsministerium der Finanzen das Kassenverzeichnis geführt.

1.5 Zahlstellenverzeichnis Über Zahlstellen und Zahlstellen der besonderen Art (Geldstellen) wird das Zahlstellenverzeichnis beim Landesamt für Steuern und Finanzen geführt. Bei Einrichtung sowie Änderung von Zahlstellen und Geldstellen sind von der Dienststelle dem Landesamt für Steuern und Finanzen schriftlich mitzuteilen:

– Bezeichnung der Zahlstelle (Nummer 1 der Anlage 1 zu § 79)

– Anschrift – Zahlstellenverwalterin/Zahlstellenverwalter, Vertreterin/Vertreter, Telefon – Höchstbestand – Bankverbindung (Nummer 5.1 der Anlage 1 zu § 79)

– bewilligte Kartenzahlverfahren – bewilligtes Online-Banking – Einsatz von Kassenautomaten – Kasse/Zahlstelle, mit der abgerechnet wird.

Das Landesamt für Steuern und Finanzen ist auch über Umwandlungen von Zahlstellen in Geldstellen beziehungsweise von Geldstellen in Zahlstellen sowie Schließung von Zahlstellen und Geldstellen schriftlich in Kenntnis zu setzen. Das Zahlstellenverzeichnis ist dem Rechnungshof für Prüfungszwecke zweimal jährlich (bis zum 15. Februar und 15. August) durch das Landesamt für Steuern und Finanzen zur Verfügung zu stellen.

2.Zuständigkeit der Staatskassen 2.1 Die Amtskassen nehmen die Kassenaufgaben in dem vom Staatsministerium der Finanzen bestimmten örtlichen und sachlichen Zuständigkeitsbereich wahr.

2.2 Die Landesjustizkasse nimmt die Kassenaufgaben für alle Staatsbehörden in dem vom Staatsministerium der Finanzen im Benehmen mit dem Staatsministerium der Justiz bestimmten örtlichen und sachlichen Zuständigkeitsbereich wahr.

2.3 Die Hauptkasse nimmt als Einheitskasse die Kassenaufgaben für die Staatsbehörden in dem vom Staatsministerium der Finanzen örtlich und sachlich festgelegten Zuständigkeitsbereich wahr.

3.Aufgaben der Staatskassen 3.1 Die Staatskassen haben die Zahlungen rechtzeitig und vollständig zu erheben und zu leisten sowie die Wertgegenstände anzunehmen, zu verwalten und auszuliefern.

3.2 Die Staatskassen haben die kassenmäßigen Vorgänge vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen; das Staatsministerium der Finanzen kann diese Aufgabe ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen. Die Aufzeichnungen müssen prüfbar sein.

3.3 Die Staatskassen haben über die Einnahmen und Ausgaben Rechnung zu legen.

3.4 Die Staatskassen haben die Einziehung der Einnahmen zu veranlassen, soweit nichts Anderes bestimmt ist.

3.5 Die Amtskassen und die Landesjustizkasse haben die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben an die Hauptkasse abzuliefern. Sie haben über die Verwendung der Einnahmen und der Kassenbestandsverstärkungen mit der Hauptkasse abzurechnen.

3.6 Die Staatskassen haben die Zahlstellen, die mit ihnen abrechnen, mit Zahlstellenbestandsverstärkungen zu versorgen und die abgerechneten Beträge zu buchen.

3.7 Die Landesjustizkasse hat die Aufgaben, die ihr durch Rechtsvorschriften übertragen sind, wahrzunehmen. Bei der Ausführung der Kassenaufgaben für die Justizbehörden sind auch die Bestimmungen der Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO zu beachten.

3.8 Weitere Aufgaben dürfen den Staatskassen nur im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen übertragen werden.

3.9 Das Staatsministerium der Finanzen bestimmt, ob und in welchem Umfang die Staatskassen insbesondere bei automatisierten Datenverarbeitungsverfahren andere Stellen in Anspruch nehmen dürfen.

4.Zusätzliche Aufgaben der Hauptkasse 4.1 Die Hauptkasse hat die bei den Kreditinstituten geführten zentralen Konten des Freistaates Sachsen zu verwalten. Sie hat die Amtskassen und die Landesjustizkasse mit Kassenbestandsverstärkungen zu versorgen.

4.2 Die Hauptkasse hat die Abrechnungsergebnisse der Amtskassen und der Landesjustizkasse in ihre Bücher zu übernehmen und zum Ergebnis für das Land zusammenzufassen.

4.3 Die Hauptkasse kann den Amtskassen und der Landesjustizkasse Weisungen für die Geldversorgung und die Abrechnung erteilen (vergleiche Nummer 1.3).

4.4 Die Hauptkasse hat nach Weisung des Staatsministeriums der Finanzen die für Berichtsdienste erforderlichen Ergebnisse zu liefern, soweit sie sich aus ihrer Buchführung ergeben. Sie hat dem Staatsministerium der Finanzen täglich einen Bericht über den Kassenbestand des Freistaates Sachsen vorzulegen.

4.5 Die Hauptkasse hat den kassenmäßigen Abschluss (§ 82) zu erstellen und Rechnung zu legen.

5.Errichtung von Zahlstellen, Zahlstellenbestimmungen 5.1 Sind Zahlungen in Ausnahmefällen bar zu bewirken oder ist die Annahme oder Leistung von Zahlungen durch eine Staatskasse nicht möglich oder nicht zweckmäßig, so können hierfür mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen Zahlstellen bei Dienststellen des Freistaates Sachsen errichtet werden. Dies gilt insbesondere für kleine Beträge, deren unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblich ist.

5.2 Die Einrichtung, die Aufgaben und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen richten sich nach den Zahlstellenbestimmungen (Anlage 1 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO).

Zweiter Abschnitt: Einrichtung und Geschäftsgang der Staatskassen

6.Einrichtung der Staatskassen 6.1 Die Staatskassen werden von einer Kassenleiterin oder einem Kassenleiter geleitet. Dieser oder diesem werden je nach Geschäftsumfang – Sachgebietsleiterinnen und Sachgebietsleiter, – Arbeitsgebietsleiterinnen und Arbeitsgebietsleiter, – Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (Buchhalterinnen/Buchhalter, Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr) und – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beigegeben. Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Buchführung ist zur ständigen Vertreterin oder zum ständigen Vertreter der Kassenleiterin oder des Kassenleiters zu bestellen.

6.2 Die Bestellung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters und deren Vertreterin oder dessen Vertreters obliegt der übergeordneten Dienststelle. Sie sollen Beamtinnen oder Beamte sein und mindestens der Laufbahngruppe 2 1. Einstiegsebene angehören.

6.3 In den Staatskassen sind je nach Geschäftsumfang einzurichten 6.3.1 Sachgebiete für den Zahlungsverkehr, die Buchführung, die Allgemeine Verwaltung, die Automatisierte Datenverarbeitung und die Vollstreckung (nur Landesjustizkasse);

6.3.2 Arbeitsgebiete im Sachgebiet Buchführung und innerhalb der Arbeitsgebiete Buchhaltungen (Die Arbeitsgebiete werden von einer Arbeitsgebietsleiterin oder einem Arbeitsgebietsleiter geführt.);

6.3.3 im Sachgebiet Zahlungsverkehr der Schalter für den baren Zahlungsverkehr und die Girostelle für den unbaren Zahlungsverkehr. Soweit möglich sollen die Aufgaben der Girostelle beim Schalter wahrgenommen werden.

6.4 Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter kann sich die Leitung eines oder mehrerer Sachgebiete (ausgenommen das Sachgebiet Buchführung) vorbehalten. Sachgebietsleiterinnen und Sachgebietsleitern sowie Arbeitsgebietsleiterinnen und Arbeitsgebietsleitern können von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter auch andere Aufgaben übertragen werden. Nummer 6.5 bleibt unberührt.

Sind Sachgebietsleiterinnen und Sachgebietsleiter oder Arbeitsgebietsleiterinnen und Arbeitsgebietsleiter nicht bestellt, so ist die Wahrnehmung derer Aufgaben und Befugnisse unter Beachtung der Nummern 6.5 und 6.6 durch den Geschäftsverteilungsplan zu regeln.

6.5 Bediensteten des Sachgebiets Zahlungsverkehr dürfen Aufgaben des Sachgebiets Buchführung, Bediensteten des Sachgebiets Buchführung dürfen Aufgaben des Sachgebiets Zahlungsverkehr nicht übertragen werden. Sie sollen sich auch gegenseitig nicht vertreten.

6.6 Personen, denen gegenseitig ein gesetzliches Zeugnisverweigerungsrecht zusteht (§ 383 der Zivilprozessordnung), dürfen in der gleichen Kasse nur mit Zustimmung der übergeordneten Dienststelle und nur im gleichen Sachgebiet beschäftigt werden.

6.7 Über die Aufgabenverteilung in den Staatskassen ist ein Geschäftsverteilungsplan aufzustellen, in dem auch die Vertretungen zu regeln sind. Die Geschäftsverteilungspläne sind dem Staatsministerium der Finanzen vorzulegen.

6.8 Das Staatsministerium der Finanzen kann für Staatskassen verbindliche Mustergeschäftsverteilungspläne erstellen.

7.Allgemeine Obliegenheiten der Bediensteten in den Staatskassen 7.1 Die Bediensteten der Staatskassen haben sorgfältig auf die Sicherheit der Kasseneinrichtungen und die Einhaltung der Verfahrensvorschriften in der Staatskasse zu achten. Die Leiterinnen und Leiter der Sachgebiete und der Arbeitsgebiete, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Mängel oder Unregelmäßigkeiten der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter zu melden, auch wenn sie außerhalb ihres Aufgabengebietes liegen.

7.2 Die Leiterinnen und Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben auf Weisung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters auch Kassenaufgaben außerhalb ihres Aufgabengebietes zu erledigen. Die Nummern 6.5 und 6.6 sind zu beachten.

7.3 Die Bediensteten der Staatskassen dürfen Zahlungsmittel und sonstige Gegenstände, die nicht zur Staatskasse gehören, nur aus dienstlichen Gründen mit schriftlicher Genehmigung der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters in den Kassenbehältern aufbewahren.

7.4 Den Bediensteten der Staatskasse ist es untersagt, bei ihrer Staatskasse für andere Personen Gelder in Empfang zu nehmen oder einzuzahlen.

7.5 Leiterinnen und Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen Kassenunterlagen nur mit Einwilligung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters aus den Kassenräumen entfernen.

7.6 Kassenunterlagen dürfen nur der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht und den mit der Prüfung der Staatskasse oder ihrer Unterlagen beauftragten Bediensteten vorgelegt werden. Anderen Staatsbediensteten ist die Einsicht in Kassenunterlagen nur zu gestatten, wenn sie eine dienstliche Veranlassung nachweisen. Für die Einsichtnahme in Kassenunterlagen durch andere Personen oder für die Herausgabe aus der Kasse ist mit Ausnahme des Falles von § 95 Absatz 1 die Einwilligung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters erforderlich.

7.7 Bedienstete der Kassen dürfen Lebens- und ähnliche Bescheinigungen nicht ausstellen.

8.Besondere Obliegenheiten des Kassenleiters 8.1 Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Kassenaufgaben verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Kasseneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Kasse, die sie oder er nicht beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat sie oder er unverzüglich der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht sowie der Dienststellenleiterin und dem Dienststellenleiter oder – wenn die Kassenleiterin oder der Kassenleiter selbst Dienststellenleiterin oder Dienststellenleiter ist – der übergeordneten Dienststelle mitzuteilen.

8.2 Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter ist Vorgesetzte beziehungsweise Vorgesetzter der ihr oder ihm beigegebenen – Sachgebietsleiterinnen und Sachgebietsleiter, – Arbeitsgebietsleiterinnen und Arbeitsgebietsleiter, – Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sowie – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

8.3 Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter hat beim Wechsel der Leiterinnen und Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete die Übergabe der Geschäfte an die Nachfolgerin oder den Nachfolger zu überwachen.

8.4 Bei Kassen mit einer eigenen Poststelle (Nummer 13.2) hat die Kassenleiterin oder der Kassenleiter der zuständigen Postfiliale die Namen der Postempfangsbevollmächtigten und deren Unterschriftsproben sowie Änderungen in der Bevollmächtigung mitzuteilen.

9.Kassenübergabe 9.1 Beim Wechsel der Kassenleiterin oder des Kassenleiters sind von dieser oder diesem die Geschäfte an die Nachfolgerin oder den Nachfolger zu übergeben (Kassenübergabe). Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht soll die Kassenübergabe leiten. Kann die Kassenübergabe nicht durch die bisherige Kassenleiterin oder den bisherigen Kassenleiter erfolgen, so nimmt die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht die Übergabe vor.

9.2 Über die Kassenübergabe ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist und der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen ist. Ist die Kassenleiterin oder der Kassenleiter selbst Dienststellenleiterin oder Dienststellenleiter, so ist die Niederschrift der übergeordneten Dienststelle vorzulegen.

9.3 Die Niederschrift muss insbesondere enthalten 9.3.1 den Kassensollbestand, 9.3.2 den Kassenistbestand, 9.3.3 die Bestätigung, dass die Wertgegenstände nach den Büchern (Nummern 28 und 29 zu § 71) vollständig vorhanden sind, und 9.3.4 die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.

9.4 Bei einer vorübergehenden Verhinderung der Kassenleiterin oder des Kassenleiters über den Tagesabschluss hinaus (zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit) gilt Nummer 9.1 sinngemäß; eine Niederschrift braucht nicht gefertigt zu werden, es genügt die Bescheinigung der Übernahme im Tagesabschlussbuch.

10.Besondere Obliegenheiten der Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter, Arbeitsgebietsleiterin oder Arbeitsgebietsleiter und Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter 10.1 Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter ist für die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben in dem ihr oder ihm übertragenen Sachgebiet verantwortlich. Sie oder er ist gegenüber den Arbeitsgebietsleiterinnen und Arbeitsgebietsleitern, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern seines Sachgebietes weisungsbefugt und hat deren Tätigkeit zu überwachen.

Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter hat beim Wechsel einer Arbeitsgebietsleiterin oder eines Arbeitsgebietsleiters seines Sachgebiets die Übergabe der Geschäfte an die Nachfolgerin oder den Nachfolger zu überwachen.

10.2 Für die besonderen Obliegenheiten der Arbeitsgebietsleiterin oder des Arbeitsgebietsleiters gilt Nummer 10.1 entsprechend.

10.3 Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben. Sie können Arbeiten den ihnen beigegebenen Mitarbeitern zuteilen und haben sich davon zu überzeugen, dass diese Arbeiten ordnungsgemäß erledigt werden.

11.Sachgebiet Zahlungsverkehr 11.1 Das Sachgebiet Zahlungsverkehr ist zuständig für den unbaren und baren Zahlungsverkehr sowie die Geldverwaltung, für die Annahme, Verwaltung und Auslieferung von Wertgegenständen sowie für die Verwaltung der Vordrucke für Schecks und Quittungen.

11.2 Soweit der Umfang des Zahlungsverkehrs es erfordert, sind für den unbaren und den baren Zahlungsverkehr gesonderte Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu bestimmen.

11.3 Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr hat insbesondere 11.3.1 den Nachweis über den Bestand und die Veränderungen auf den Konten der Kasse (Kontogegenbücher) zu führen, 11.3.2 die unbaren Einzahlungen zu bearbeiten und die unbaren Auszahlungen zu veranlassen, 11.3.3 alle Schecks unverzüglich zur Gutschrift auf ein Konto der Kasse vorzulegen, 11.3.4 die Bescheinigungen über unbare Auszahlungen mit Ausnahme der Verrechnungen zu erteilen und 11.3.5 die Vordrucke für Schecks und Quittungen zu verwalten und sicher aufzubewahren.

11.4 Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr hat insbesondere 11.4.1 die baren Einzahlungen anzunehmen und die baren Auszahlungen zu leisten und das Schalterbuch zu führen, 11.4.2 die Wertgegenstände entgegenzunehmen, zu verwalten und auszuliefern, 11.4.3 die Zahlungsmittel und die Wertgegenstände sicher zu verwahren, 11.4.4 das entbehrliche Bargeld rechtzeitig einem Konto der Kasse zuzuführen und 11.4.5 die ihr oder ihm übergebenen Schecks der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zuzuleiten (Nummer 11.3.3).

12.Sachgebiet Buchführung 12.1 Das Sachgebiet Buchführung ist zuständig für 12.1.1 die Prüfung von Kassenanordnungen auf ihre förmliche Richtigkeit (siehe auch Nummer 12.3.), 12.1.2 die Sollstellung aufgrund von Kassenanordnungen, die Überwachung der rechtzeitigen und vollständigen Erhebung und Leistung von Zahlungen sowie der alsbaldigen Abwicklung von Verwahrungen und Vorschüssen und der Abrechnung von Abschlagsauszahlungen, 12.1.3 die Buchung und die Abschlüsse, soweit diese Aufgaben nicht anderen Stellen übertragen sind, 12.1.4 die Stundung von Forderungen, wenn und soweit der Kasse diese Aufgabe übertragen und eine Rückstandsanzeige noch nicht erteilt worden ist, 12.1.5 die Vorbereitung von Quittungen, soweit erforderlich, 12.1.6 die Rechnungslegung, 12.1.7 die Sammlung der Belege zu den Buchungen und 12.1.8 die Bearbeitung der Abrechnungen der Zahlstellen und die Erstellung von Unterlagen für die Abrechnung mit der zuständigen Kasse.

12.2 Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (Buchhalterin/Buchhalter) haben vor der Sollstellung oder Zahlung zu prüfen, ob 12.2.1 die Kassenanordnungen formell richtig und vollständig sind (Nummer 5.1 zu § 70 und Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 70 SäHO – EDVBK), 12.2.2 die Unterschrift der oder des Anordnungsbefugten mit der bei der Kasse vorliegenden Unterschriftsprobe übereinstimmt.

12.2.3 Weitere Einzelheiten zur Prüfungspflicht der Buchhalterin oder des Buchhalters enthält die Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO.

12.3 Kassenanordnungen oder Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen, die zu beanstanden sind oder die sonst zu Bedenken Anlass geben, sind unter Angabe der Gründe unerledigt an die anordnenden Stellen zurückzugeben. Erhält die Kasse eine beanstandete Kassenanordnung mit der schriftlichen Weisung einer oder eines Anordnungsbefugten zurück, sie trotzdem auszuführen, so hat die Kasse diese Weisung zu befolgen. Die Mitteilung der Kasse und die Weisung der oder des Anordnungsbefugten sind der Kassenanordnung oder Unterlage beizufügen.

12.4 Rückständige Forderungen sind nach Nummer 41.3 zu § 70 zu behandeln. Nach der Rückstandsanzeige beziehungsweise Vollstreckbarkeitserklärung eingehende Zahlungen sind, sofern sie nicht im Laufe von Vollstreckungshandlungen erhoben wurden, unverzüglich den eingeschalteten Stellen mitzuteilen. Die Regelungen über die Behandlung von Kleinbeträgen sind zu beachten.

12.5 (nur Geschäftsbereich der Justiz)

Die Behandlung von Kleinbeträgen bei Geldhinterlegungen regelt das Staatsministerium der Justiz im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen.

12.6 Im Sachgebiet Buchführung der Landesjustizkasse ist Nummer 15 entsprechend anzuwenden, soweit das Sachgebiet für Ansprüche, für die die Landesjustizkasse als Vollstreckungsbehörde bestimmt ist, zuständig ist.

13.Sachgebiet Allgemeine Verwaltung 13.1 Das Sachgebiet Allgemeine Verwaltung ist insbesondere für die Bearbeitung organisatorischer und personeller Angelegenheiten innerhalb der Kasse zuständig.

13.2 Zum Sachgebiet Allgemeine Verwaltung gehören insbesondere – soweit nichts anderes bestimmt ist – – die Geräte-, Material- und Vordruckverwaltung, – die Poststelle, – die Registratur.

13.3 Ist die Staatskasse als Dienststelle eingerichtet und bewirtschaftet sie Einnahmen und Ausgaben, so kann die Leiterin oder der Leiter des Sachgebiets Allgemeine Verwaltung zur oder zum Beauftragten für den Haushalt bestellt werden.

14.Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung Das Sachgebiet Automatisierte Datenverarbeitung ist für die Erledigung der von der für den Einzelplan zuständigen obersten Behörde im Einzelnen zu bestimmenden Aufgaben zuständig, welche sich aus der Verwendung von ADV-Anlagen für Kassenaufgaben ergeben.

15.Sachgebiet Vollstreckung (nur Landesjustizkasse)

Die Aufgaben und Befugnisse des Sachgebiets Vollstreckung regelt das Staatsministerium der Justiz im Benehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen. Die Bestimmungen der Anlage 2 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO sind zu beachten.

15.1 Das Sachgebiet Vollstreckung ist für die Erfassung und für die Einziehung der der Landesjustizkasse zu diesem Zweck überwiesenen Kostenforderungen sowie für die Vollstreckung im Wege der Amtshilfe zuständig. Für die Landesjustizkasse gilt das Kosteneinziehungsverfahren (Dienstanweisung für das automatisierte Kosteneinziehungsverfahren der Landesjustizkasse – DAKE vom 28. November 1995, in der jeweils geltenden Fassung).

15.2 Das Aufgabengebiet ist ferner zuständig für 15.2.1 Stundungen, soweit sie der Landesjustizkasse übertragen sind, abweichend von Nummer 12.1.4 auch dann, wenn eine Rückstandsanzeige noch nicht erteilt ist, 15.2.2 befristete und unbefristete Niederschlagungen, 15.2.3 Entscheidungen nach den Regelungen über die Behandlung von Kleinbeträgen, 15.2.4 die Erteilung von Vollstreckungsaufträgen an Vollstreckungsbeamtinnen und Vollstreckungsbeamte und die Überwachung des Vollzugs der Vollstreckung.

15.3 Die Landesjustizkasse als Vollstreckungsbehörde ist ermächtigt, zur Sicherung einzuziehender Forderungen Vereinbarungen zu treffen. Zur Verfügung über eine Sicherheit ist sie befugt, 15.3.1 im Rahmen der im Verwaltungszwangsverfahren der Vollstreckungsbehörde zustehenden Befugnisse (zum Beispiel bei Aufhebung von Vollstreckungsmaßnahmen), 15.3.2 soweit es zur Befriedigung aus der Sicherheit erforderlich ist (zum Beispiel zur Kündigung und zur Pfandverwertung), 15.3.3 soweit die Verfügung der Erfüllung rechtlich begründeter Ansprüche dient (zum Beispiel die Löschungsbewilligung nach der Zahlung der Schuld), 15.3.4 wenn durch die Verfügung nach pflichtgemäßem Ermessen der Wert der Sicherheit nicht beeinträchtigt wird (zum Beispiel bei der pfandfreien Abschreibung unbedeutender Grundstücksteile).

15.4 Andere Verfügungen über die Sicherheit (zum Beispiel Löschungsbewilligungen und der Verzicht auf die Sicherheit in anderen Fällen, die Zustimmung zu Rangänderungen oder pfandfreier Abschreibung von Trennstücken) bleiben der Präsidentin oder dem Präsidenten des Oberlandesgerichtes vorbehalten, der die Zustimmung des Staatsministeriums der Justiz einholt, wenn dies haushaltsrechtlich erforderlich ist.

15.5 Bei der Einziehung von Kostenforderungen und, soweit nichts anderes bestimmt ist, auch bei der Einziehung von sonstigen Justizverwaltungsabgaben, ist die Landesjustizkasse auch zur Annahme an erfüllungsstatt oder erfüllungshalber (§ 364 des Bürgerlichen Gesetzbuches), zur Genehmigung einer Schuldübernahme (§ 414 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches) und zum Abschluss eines Vergleichs (§ 779 des Bürgerlichen Gesetzbuches) ermächtigt. Bei Abschluss eines Vergleichs ist Nummer 2.2 Satz 2 zu § 58 zu beachten.

15.6 Die Landesjustizkasse bedarf zur Vornahme der in Nummer 15.3 Satz 1 und Nummer 15.5 bezeichneten Rechtsgeschäfte sowie zur Ausstellung einer Vollmacht mit Ausnahme bloßer Terminvollmachten der Genehmigung der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters. Durch diese Bestimmungen wird die Wirksamkeit von Erklärungen der Landesjustizkasse Dritten gegenüber nicht berührt.

15.7 Zu unterschreiben sind Schriftstücke, die nicht im automatisierten Kosteneinziehungsverfahren erstellt werden, – bei der Vollstreckung in das unbewegliche Vermögen oder der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, – bei der Vollstreckung in Forderungen und andere Vermögensrechte, – bei der Abgabe einer Vermögensauskunft (einschließlich Erzwingungshaft) und der Geltendmachung von Forderungen im Insolvenzverfahren sowie – bei der Aufhebung, Einstellung oder Beschränkung einer Vollstreckung in bewegliche körperliche Sachen von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter, soweit sie oder er die Befugnis nicht der Sachgebiets- oder Arbeitsgebietsleiterin beziehungsweise dem Sachgebiets- oder Arbeitsgebietsleiter überträgt; alle sonstigen Vorgänge von der Buchhalterin oder dem Buchhalter. Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter kann die Unterzeichnung der die Abgabe einer Vermögensauskunft betreffenden Schriftstücke geeigneten Buchhalterinnen und Buchhaltern übertragen. Die Anordnung ist schriftlich vorzunehmen. Sie kann zeitlich begrenzt und jederzeit widerrufen werden.

16.Allgemeiner Geschäftsgang in den Staatskassen 16.1 Alle an die Staatskasse gerichteten Sendungen sind ihr unmittelbar und ungeöffnet zuzustellen. Gehen Sendungen für die Staatskasse bei einer anderen Stelle ein, so sind diese sofort an die Staatskasse weiterzuleiten. Einschreibsendungen und Sendungen mit Wertangabe sind von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter selbst zu öffnen. Sie oder er kann diese Aufgabe einem Sachgebiet, in der Regel dem Sachgebiet Zahlungsverkehr, übertragen.

16.2 Die Eingänge sind mit einem Eingangsvermerk zu versehen; sie sollen unverzüglich erledigt werden, sofern die Erledigung nicht an bestimmte Fristen gebunden ist oder zwingende Gründe der sofortigen Erledigung entgegenstehen.

16.3 Die Staatskassen treten miteinander und mit anderen öffentlichen Kassen unmittelbar in Verbindung, soweit die Erledigung von Kassengeschäften es erfordert.

16.4 Schreiben der Landesjustizkasse und der Hauptkasse tragen nur die Bezeichnung der Kasse (nicht die Bezeichnung der Dienststelle, zu der sie gehören). Die Schreiben aller Staatskassen sollen die Anschrift, die Fernsprechanschlüsse, die Kontoverbindung, die Schalter- und Sprechstunden sowie das Kassenzeichen enthalten.

16.5 Schreiben der Staatskasse sind von der Kassenleiterin oder dem Kassenleiter zu unterschreiben. Sie oder er kann ihre oder seine Unterschriftsbefugnis, soweit nichts anderes bestimmt ist, auf die Leiterinnen und Leiter der Sachgebiete und Arbeitsgebiete sowie gegebenenfalls auf Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter übertragen.

16.6 Die Schalter- und Sprechstunden der Staatskasse werden von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle bestimmt und sind durch Aushang an geeigneten Stellen des Dienstgebäudes bekannt zu geben. Die Kassenleiterin oder der Kassenleiter kann zulassen, dass Ein- und Auszahlungen ausnahmsweise auch außerhalb der Schalterstunden angenommen oder geleistet werden.

17.Behandlung von Zahlungen und Buchungen Zur Erleichterung der Kassengeschäfte sind weitgehend ADV-Anlagen und sonstige technische Hilfsmittel zu verwenden. Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) und die „Dienstanweisung für das automatisierte Buchführungsverfahren der Staatskassen (DABK)“ sind zu beachten. Die nachstehenden Bestimmungen regeln die handschriftlichen Buchungsverfahren der Staatskassen.

17.1 Behandlung der Annahmeanordnungen und der Einzahlungen 17.1.1 Die bei der Staatskasse eingehenden Annahmeanordnungen sind über die Leiterin oder den Leiter des Sachgebiets Buchführung und die zuständige Arbeitsgebietsleiterin oder den zuständigen Arbeitsgebietsleiter der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter (Buchhalterin/Buchhalter) zuzuleiten. Die Buchhalterin oder der Buchhalter prüft die Annahmeanordnung (Nummer 12.2) und stellt sie zum Soll, soweit dies vorgeschrieben ist. Aufgrund der Annahmeanordnungen und Sollstellungen hat die Buchhalterin oder der Buchhalter die rechtzeitige Entrichtung der Einzahlungen zu überwachen. Auf der Annahmeanordnung hat die Buchhalterin oder der Buchhalter die Prüfung der Annahmeanordnung sowie gegebenenfalls die Sollstellung durch Namenszeichen zu bescheinigen und erforderlichenfalls den anzunehmenden Betrag anzugeben.

17.1.2 Werden Einzahlungen bar durch Übergabe von Zahlungsmitteln geleistet, hat die Buchhalterin oder der Buchhalter den anzunehmenden Betrag zu ermitteln, die Quittung vorzubereiten und sie zusammen mit den für die Buchung erforderlichen Unterlagen ohne Inanspruchnahme der Einzahlerin oder des Einzahlers der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zuzuleiten. Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr hat nach erfolgter Einzahlung die eingezahlten Beträge in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Quittungsdurchschriften sind der Buchhalterin oder dem Buchhalter zu übergeben, die oder der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.

17.1.3 Bei unbar oder durch Übersendung von Zahlungsmitteln entrichteten Einzahlungen sind die Gutschriftsbelege der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr zuzuleiten. Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den unbaren Zahlungsverkehr hat die Gutschriftsbeträge in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Gutschriftsbelege sind der Buchhalterin oder dem Buchhalter zu übergeben, die oder der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.

17.1.4 Die Verbindung zwischen Zeit- und Sachbuchung ist durch gegenseitige Hinweise herzustellen. Außerdem hat die Buchhalterin oder der Buchhalter in der Tagesliste die Vornahme der Sachbuchungen durch Angabe des Namenszeichens und des Datums zu bescheinigen.

17.1.5 Die Summen der Tageslisten werden von der Leiterin oder dem Leiter des Sachgebiets Buchführung in das Hauptzeitbuch übernommen.

17.2 Behandlung der Auszahlungsanordnungen und der Auszahlungen 17.2.1 Für Auszahlungsanordnungen gilt Nummer 17.1.1 entsprechend.

17.2.2 Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter (Buchhalterin/Buchhalter) leitet die von ihr oder ihm für zahlungsreif erklärten Auszahlungsanordnungen der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr zu. Die zum Soll gestellten Auszahlungsanordnungen sind der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr nicht zuzuleiten; in diesen Fällen hat vielmehr die Buchhalterin oder der Buchhalter in anderer geeigneter Weise bei mehreren gleichartigen Auszahlungen in Listenform (Auszahlungsnachweisung) der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr von der Fälligkeit der Auszahlung Kenntnis zu geben und die für die Auszahlung und Buchung erforderlichen Angaben durch kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) mitzuteilen.

17.2.3 Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr hat auf die mit Namenszeichen der Buchhalterin oder des Buchhalters versehenen Auszahlungsanordnungen oder auf die sonstigen Benachrichtigungen die baren Auszahlungen zu leisten und für die unbaren Auszahlungen die Überweisungen zu veranlassen. Sie oder er hat ferner auf eine ordnungsgemäße Quittungserteilung zu achten beziehungsweise die Bescheinigung nach Nummer 48 zu § 70 abzugeben.

17.2.4 Die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter für den Zahlungsverkehr hat die Auszahlungsanordnungen in die Tageslisten einzutragen; die Tageslisten und die dazugehörenden Auszahlungsanordnungen hat sie oder er der Buchhalterin oder dem Buchhalter zu übergeben, der daraufhin die Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen hat.

17.2.5 Die Nummern 17.1.4 und 17.1.5 gelten sinngemäß.

17.3 Umbuchungen 17.3.1 Ist ein Betrag umzubuchen, hat die Buchhalterin oder der Buchhalter die Änderungsanordnung in die Tagesliste einzutragen und die erforderlichen Buchungen in den Sachbüchern vorzunehmen.

17.3.2 Ist eine Änderungsanordnung wegen Fehlens der in Nummer 26 zu § 70 genannten Voraussetzungen nicht erforderlich, hat die Buchhalterin oder der Buchhalter einen kasseninternen Auftrag (Nummer 27 zu § 70) zu erstellen, der an die Stelle der Änderungsanordnung tritt. Im kasseninternen Auftrag ist der Sachverhalt und der Grund der Umbuchung kurz und zweifelsfrei darzustellen.

17.3.3 Zur Erleichterung der Kassengeschäfte sind weitgehend ADV-Anlagen und sonstige technische Hilfsmittel zu verwenden. Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best) ist zu beachten.

Dritter Abschnitt: Aufsicht über die Staatskassen

18.Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter Kassenaufsicht 18.1 Die Geschäftsführung der Staatskasse ist von einer oder einem Staatsbediensteten zu beaufsichtigen (Sachgebietsleiterin oder Sachgebietsleiter Kassenaufsicht). Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht wird bei Amtskassen von der Dienststellenleiterin oder dem Dienststellenleiter, bei der Landesjustizkasse vom Staatsministerium der Justiz und bei der Hauptkasse vom Staatsministerium der Finanzen bestellt. Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht muss die erforderliche Erfahrung und gründliche Kenntnisse im Kassen- und Rechnungswesen besitzen; sie oder er soll eine längere praktische Tätigkeit in einer gleichwertigen Kasse nachweisen.

18.2 Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht darf nicht Bedienstete oder Bediensteter der Kasse sein. Eine unmittelbare Weisungsbefugnis gegenüber der Kasse oder ihren Bediensteten steht der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht nicht zu.

18.3 Die Prüfung der Sachgebietsleiterin oder des Sachgebietsleiters Kassenaufsicht umfasst nur kasseninterne Vorgänge. Dabei sind Kassenanordnungen auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit (vergleiche Anlage 4 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO) und die Richtigkeit der Zahlungs- und Buchungsvorgänge bei Ausführung durch die Kasse zu prüfen.

18.4 Die Sachgebietsleiterin oder der Sachgebietsleiter Kassenaufsicht hat mindestens zu prüfen – die Eintragungen in den Unterlagen zum Tagesabschlussbuch vollständig, – die Eintragungen in den Zeitbüchern anhand der Belege mindestens zu einem Viertel, – die Eintragungen im Verwahrungsbuch und im Vorschussbuch anhand der Belege stichprobenweise, – die Eintragungen im Abrechnungsbuch vollständig, – die Eintragungen in den übrigen Sachbüchern anhand der Belege strichprobenweise, – die Eintragungen in den Kontogegenbüchern mindestens stichprobenweise, – die Eintragungen in den übrigen Büchern mindestens stichprobenweise, – die Belege stichprobenweise auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit (vergleiche Nummer 12.2), – die baren und unbaren Einzahlungen anhand der Quittungen und Gutschriftsbelege mindestens stichprobenweise, – die unbaren Auszahlungen (ausgenommen Massenzahlungen im automatisierten Verfahren) anhand der Belege und der Überweisungs- und sonstigen Zahlungsträger möglichst vollständig, – die Kontoauszüge, insbesondere auch auf ihre lückenlose Folge, – die Berechnung nach Nummer 15.5 zu § 71, – den Kassenbestand auf Zulässigkeit seiner Höhe, – die Monatsabschlüsse und den Jahresabschluss vollständig.

Die Prüfungen sind bei der Landesjustizkasse und der Hauptkasse täglich durchzuführen. Bei den Amtskassen sind die Prüfungen grundsätzlich einmal wöchentlich durchzuführen; die Überweisungs- und sonstigen Zahlungsträger sind jedoch täglich vor Abgabe an das Kreditinstitut möglichst vollständig zu prüfen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

18.5 Der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht obliegt ferner die unvermutete Prüfung nach § 78 und der hierzu ergangenen Verwaltungsvorschrift sowie weitere in den Verwaltungsvorschriften bestimmte Aufgaben. Die Prüfung ist im Allgemeinen als laufende Prüfung im Rahmen der Kassenaufsicht nach Nummer 18.4 vorzunehmen.

18.6 Die geprüften Buchungen und Belege sind deutlich mit den vorgesehenen Farbstiften (Nummer 5.12.2 zu § 78) zu kennzeichnen. In den Unterlagen zum Tagesabschlussbuch, in den in visuell lesbarer Form geführten Büchern und auf den Belegen ist zusätzlich das Namenszeichen anzubringen. Wird die Prüfung auf einzelne Daten beschränkt, sind diese durch Anhaken zu kennzeichnen.

18.7 Soweit der Sachgebietsleiterin oder dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beigegeben sind, hat sie oder er ihre Prüfungstätigkeit zu überwachen. Sie oder er ist berechtigt, diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Weisungen für die Prüfung zu erteilen.

Vierter Abschnitt: Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

19.Bestimmungen für IT-Verfahren Für die Verwendung von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen einschließlich integrierter HKR-Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).

Beim Einsatz eines integrierten HKR-Verfahrens kann das Staatsministerium der Finanzen abweichende Regelungen zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 treffen. Nummern 1, 2, 3, 4, 5, 9 und 15 bleiben unberührt.

20.Bestimmungen für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens Für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens in ein Speichersystem auf andere Speichermedien gelten die Nummern 7 bis 9 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest).