§ 74 Buchführung bei Staatsbetrieben (VwV-SaeHO-21484)

(1)Staatsbetriebe, haben nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

(2)Staatsbetriebe haben eine Betriebsbuchführung (Kosten- und Leistungsrechnung) zu führen und eine wirksame betriebswirtschaftliche Ergebnissteuerung und -kontrolle mittels Produkthaushalt, Zielvereinbarungen und kennzahlengestütztem Berichtswesen sicherzustellen. Das Staatsministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

(3)Geschäftsjahr ist das Haushaltsjahr.

Zu § 74:

Inhaltsübersicht Erster Abschnitt:

Allgemeines

1.Grundlagen der Buchführung

2.Zuständigkeiten

3.Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien Zweiter Abschnitt:

Zahlungen und Wertgegenstände

4.Anordnung von Zahlungen und Buchungen

5.Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geldverwaltung Dritter Abschnitt:

Buchführung und Belege

6.Grundlagen der Buchführung

7.Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung

8.Arten der Bücher

9.Form der Bücher

10.Buchungsbestimmungen

11.Abschluss des Kassenbuches

12.Belege Vierter Abschnitt:

Rechnungslegung

13.Jahresabschluss und Lagebericht

14.Bilanzgewinn, Bilanzverlust

15.Zwischenabschlüsse

16.Inventar

17.Aufbewahren der Unterlagen Fünfter Abschnitt:

Prüfungen

18.Unvermutete Prüfungen

19.Prüfung des Jahresabschlusses Erster Abschnitt: Allgemeines

1.Grundlagen der Buchführung 1.1 Staatsbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung unbeschadet anderer Rechtsvorschriften das Handelsgesetzbuch entsprechend anzuwenden und die nachstehenden Verwaltungsvorschriften zu beachten. Dies gilt auch für Einrichtungen des Staates, die wie Staatsbetriebe behandelt werden und die kaufmännische doppelte Buchführung anwenden (zum Beispiel Universitätskliniken und Krankenhäuser in staatlicher Trägerschaft).

1.2 Staatsbetriebe, die nicht nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung anstelle der Nummern 2 bis 19 die Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 73 und 75 bis 80 zu beachten.

2.Zuständigkeiten 2.1 In einem Staatsbetrieb ist die Buchhaltung für den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung zuständig. Die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche Zahlungsverkehr und Buchführung ist durch die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen in einer Dienstanweisung zu regeln.

2.2 Das Staatsministerium der Finanzen kann zulassen, dass Aufgaben nach Nummer 2.1 ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen werden. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass die anderen Stellen die Verwaltungsvorschrift zu § 74 entsprechend anwenden.

2.3 Der Leiterin oder dem Leiter des Staatsbetriebes beziehungsweise der von ihr oder ihm beauftragten Person obliegen die der Sachgebietsleiterin beziehungsweise dem Sachgebietsleiter Kassenaufsicht nach Nummer 18 zu § 79 übertragenen Aufgaben; dies gilt nicht für die Prüfungen nach Nummer 18.

3.Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien 3.1 Beim Einsatz von automatisierten Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zur Verwaltungsvorschrift zu § 79 SäHO (HKR-ADV-Best).

3.2 Für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens auf andere Speichermedien gelten die Bestimmungen der Nummern 7 bis 13 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest).

Zweiter Abschnitt: Zahlungen und Wertgegenstände

4.Anordnung von Zahlungen und Buchungen 4.1 Für die Anordnung von Zahlungen und Buchungen gelten die Nummern 1 bis 27 zu § 70 sinngemäß.

4.2 Abweichend von Nummer 4.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über 4.2.1 die Verwendung der vom Staatsministerium der Finanzen herausgegebenen Muster für Kassenanordnungen und die Genehmigung anderer Vordrucke für Kassenanordnungen durch das Staatsministerium der Finanzen (Nummer 2.1 zu § 70), 4.2.2 die Bezeichnung der Kasse in der Zahlungsanordnung (Nummern 5.1.1 und 22 zu § 70), 4.2.3 die Angabe – des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten (Nummer 5.1.4 zu § 70), – des Fälligkeitstages (Nummer 5.1.5 zu § 70) und – der Begründung (Nummer 5.1.7 zu § 70), soweit diese Angaben in den sachlich und rechnerisch festgestellten Anlagen einer förmlichen Zahlungsanordnung enthalten sind, 4.2.4 den Vermerk über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste auf der Zahlungsanordnung (Nummern 5.1.11 und 22 zu § 70), 4.2.5 die Angabe der Nummer der Bestandsbuchhalterin oder des Bestandsverzeichnisses und der Unterschrift des Bestandsbuchhalters (Nummer 5.3 zu § 70), wenn eine Anlagenbuchhaltung eingerichtet ist, 4.2.6 die Notwendigkeit, Zahlungsanordnungen für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen (Nummer 9.2 zu § 70) und 4.2.7 die Verantwortung der Anordnungsbefugten oder des Anordnungsbefugten für die Angabe der richtigen Buchungsstelle auf der Zahlungsanordnung (Nummer 20.2.3 zu § 70).

4.3 In der Zahlungsanordnung sind abweichend von Nummer 9.1 zu § 70 die Buchungsstellen nach dem Kontenplan zu bezeichnen. Die Kontierung kann von der Buchhaltung vorgenommen werden. Die Richtigkeit der Kontierung ist durch Namenszeichen zu bescheinigen.

5.Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geldverwaltung 5.1 Für die Abwicklung der Zahlungen, für die Behandlung der Wertgegenstände und für die Geldverwaltung gelten die Nummern 28 bis 64 zu § 70 sinngemäß.

5.2 Abweichend von Nummer 5.1 kann insbesondere abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über 5.2.1 die Verrechnung im Wege des Buchausgleichs (Nummern 35.1 und 35.2 zu § 70), 5.2.2 die Auftragszahlungen (Nummer 52 zu § 70), 5.2.3 die Beschränkung der Guthaben bei den Kreditinstituten (Nummer 59.3 zu § 70) und 5.2.4 die Kassenbestandsverstärkung und die Ablieferung (Nummer 60 zu § 70).

5.3 Der Staatsbetrieb ist abweichend von Nummer 31 zu § 70 an den Verkehr mit mindestens einem Kreditinstitut anzuschließen; eine der Unterschriften auf Schecks und Überweisungsaufträgen kann von einer oder einem Anordnungsbefugten geleistet werden.

5.4 Zahlungsaufforderungen müssen abweichend von Nummer 36.1 zu § 70 als Leistungsort die Bezeichnung des Staatsbetriebs enthalten.

5.5 Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so genügt es, abweichend von Nummer 48 zu § 70 auf dem Beleg den Tag der Auszahlung zu vermerken und den Stempelaufdruck „Bezahlt“ anzubringen.

Dritter Abschnitt: Buchführung und Belege

6.Grundlagen der Buchführung Der Staatsbetrieb hat bei der kaufmännischen doppelten Buchführung die §§ 238 und 239 des Handelsgesetzbuches in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, in der jeweils geltenden Fassung, entsprechend anzuwenden. Darüber hinaus sind die Bestimmungen der Nummern 7 bis 11 zu beachten.

7.Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung 7.1 Der Buchführung ist ein vom Wirtschaftsplan abgeleiteter, ausreichend gegliederter Kontenplan zugrunde zu legen.

7.2 Die Buchführung muss über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus so beschaffen sein, dass es möglich ist, 7.2.1 zeitnahe Angaben über die Ausführung des Wirtschaftsplans zu liefern, 7.2.2 Unterlagen für die Planung zu gewinnen und 7.2.3 Grundlagen für Kalkulationen zu schaffen.

7.3 Die Betriebsbuchführung hat insbesondere den Zweck, durch eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung die Betriebsergebnisabrechnung zu ermöglichen.

7.4 Für die Buchführung sollen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7) ADV-Anlagen verwendet werden.

8.Arten der Bücher 8.1 Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden geführt 8.1.1 das Journal und 8.1.2 das Kassenbuch für den Zahlungsverkehr mit Bargeld.

8.2 Für die Buchungen in sachlicher Ordnung werden geführt 8.2.1 das nach dem Kontenplan gegliederte Hauptbuch und 8.2.2 Nebenbücher zum Hauptbuch, soweit nach der Entscheidung der Leiterin oder des Leiters des Staatsbetriebes eine Untergliederung des Hauptbuches erforderlich oder zweckmäßig ist (zum Beispiel Kontokorrentbücher).

8.3 Darüber hinaus sind die nach besonderen gesetzlichen Bestimmungen vorgeschriebenen Bücher (zum Beispiel Wareneingangsbuch, Warenausgangsbuch) und die zum mengenmäßigen Nachweis von Beständen erforderlichen Bücher (zum Beispiel Lagerbücher) zu führen. Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde kann für den Nachweis der Bestände Erleichterungen zulassen.

9.Form der Bücher Für die Form der Bücher gelten die Nummern 18.1 bis 18.8 zu § 71 entsprechend. Das Nähere bestimmt die Leiterin oder der Leiter des Staatsbetriebes.

10.Buchungsbestimmungen 10.1 Die Buchungen nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung sollen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.

10.2 Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen 10.2.1 die laufende Nummer für die Buchung nach der Zeitfolge, 10.2.2 der Buchungstag, 10.2.3 Hinweise, die die Verbindung zwischen der Buchung und dem Beleg sowie zwischen dieser Buchung und allen dazugehörenden Buchungen herstellen, und 10.2.4 der Betrag.

10.3 Eine Buchung darf nur in der Weise berichtigt werden, dass sie storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen wird. Bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, kann für den Einzelplan die zuständige oberste Behörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen und dem Rechnungshof Ausnahmen zulassen.

10.4 Im Kassenbuch sind die Zahlungen täglich getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen zu buchen.

10.5 Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen 10.5.1 nur zugelassene Schreibmittel (Nummer 2.3 zu § 70) verwendet werden, 10.5.2 Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

11.Abschluss des Kassenbuches 11.1 Das Kassenbuch ist zur Ermittlung des buchmäßigen Bargeldbestandes täglich abzuschließen. Der buchmäßige Bargeldbestand ist mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag darzustellen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

11.2 Ein Minderbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Forderung, ein Mehrbetrag als Verbindlichkeit zu behandeln. Ein Mehrbetrag, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Ertrag zu buchen.

11.3 Minderbeträge von 250 Euro und mehr sowie alle anderen Minderbeträge, die nicht ersetzt werden, sind der Leiterin oder dem Leiter des Staatsbetriebes unverzüglich mitzuteilen. Minderbeträge von 500 Euro und mehr sind außerdem der für den Einzelplan zuständigen obersten Behörde anzuzeigen.

12.Belege 12.1 Belege im Bereich der kaufmännischen doppelten Buchführung sind visuell lesbare Unterlagen oder Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für 12.1.1 die Buchungen in den nach Nummer 8 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sowie 12.1.2 die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Arbeitsablaufbelege).

12.2 Die Buchungsbelege bestehen aus 12.2.1 den für die Zahlungen und Buchungen erforderlichen Anordnungen und ihren Anlagen, den Unterlagen zu allgemeinen Anordnungen oder den internen Aufträgen im Sinne der Nummer 27 zu § 70, 12.2.2 den Hinweisen, die die Verbindung zwischen dem Beleg und den Buchungen herstellen, 12.2.3 den Nachweisen der Zahlung, wenn sich die Buchung auf eine Zahlung bezieht, und 12.2.4 den Nachweisen der Datenerfassung, wenn die Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen werden.

12.3 Zu den Buchungsbelegen gehören gegebenenfalls auch die in den Nummern 3.3 und 3.4 zu § 75 aufgeführten Unterlagen.

12.4 Für die Buchungsbelege gelten im Übrigen 12.4.1 die Nummern 1.2 und 1.4 zu § 75 entsprechend sowie 12.4.2 die Nummer 1.3 zu § 75 sinngemäß.

12.5 Für die Arbeitsablaufbelege gilt Nummer 7 zu § 75.

Vierter Abschnitt: Rechnungslegung

13.Jahresabschluss und Lagebericht 13.1 Der Staatsbetrieb hat unter entsprechender Anwendung der für große Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen des Handelsgesetzbuches zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss sowie einen Lagebericht aufzustellen. Unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit kann bei der Aufstellung und Prüfung des Lageberichts in Bezug auf die Nachhaltigkeitsberichtserstattung von den Vorschriften des dritten Buchs des Handelsgesetzbuches in der jeweils geltenden Fassung abgewichen werden.

13.2 Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Jahresabschluss und Lagebericht sind innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres aufzustellen und der für den Einzelplan zuständigen obersten Behörde vorzulegen.

13.3 Im Anhang ist über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus zu berichten über 13.3.1 die Leistungsfähigkeit und den Ausnutzungsgrad der wichtigsten Sachanlagen, 13.3.2 Veränderungen der Sachanlagen während des Geschäftsjahres unter Darstellung der einzelnen Veränderungen im Bestand der Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte, 13.3.3 die laufenden und die geplanten Bauvorhaben, 13.3.4 den Stand der Finanzanlagen am Anfang des Geschäftsjahres, die Zugänge, die Abgänge, die Abschreibungen und die Wertberichtigungen, 13.3.5 die Entwicklung des Eigenkapitals, 13.3.6 die Umsatzerlöse im Vergleich mit dem Vorjahr sowie über wesentliche Veränderungen und 13.3.7 den Kostendeckungsgrad der Gebühren und Entgelte.

13.4 Im Lagebericht sind über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus darzustellen 13.4.1 die Marktstellung, 13.4.2 die Entwicklungsmöglichkeiten, 13.4.3 mögliche Rationalisierungsmaßnahmen, 13.4.4 wichtige Vorkommnisse während des Geschäftsjahres, selbst wenn sie im Jahresabschluss keinen Niederschlag gefunden haben, und 13.4.5 wichtige Vorkommnisse, die nach dem Schluss des Geschäftsjahres eingetreten sind.

Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde kann mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und dem Rechnungshof für die Gliederung des Anhangs und des Lageberichts ein Schema festlegen, weitere Berichtspflichten regeln und Ausnahmen zulassen.

14.Bilanzgewinn, Bilanzverlust Nach Abgabe des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer (Nummer 19) entscheidet die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen über die Ergebnisverwendung (Verwendung Jahresüberschuss, Ausgleich Jahresfehlbetrag, Verwendung Gewinnvortrag, Ausgleich Verlustvortrag sowie Zuführung zu oder Entnahme aus Rücklagen).

15.Zwischenabschlüsse Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde kann anordnen, dass der Staatsbetrieb Zwischenabschlüsse aufzustellen hat. Für die Aufstellung gilt Nummer 13 sinngemäß, soweit es der Zweck des Zwischenabschlusses erfordert.

16.Inventar 16.1 Staatsbetriebe haben in entsprechender Anwendung der §§ 240 und 241 des Handelsgesetzbuches ein Inventar aufzustellen.

16.2 Bei der Bewertung des Vermögens und der Schulden sind die §§ 252 bis 256 des Handelsgesetzbuches entsprechend anzuwenden.

17.Aufbewahren der Unterlagen 17.1 Der Staatsbetrieb hat beim Aufbewahren der Unterlagen § 257 des Handelsgesetzbuches entsprechend anzuwenden.

17.2 Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Büchern gehören auch die Bücher nach Nummer 8.

17.3 Die in Nummer 5 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO (AufbewBest) genannten Belege und anderen Unterlagen sind über die Aufbewahrungszeit von sechs Jahren hinaus langfristig aufzubewahren.

17.4 Rechtsvorschriften und Verwaltungsvorschriften, die längere Aufbewahrungszeiten vorsehen, bleiben unberührt.

17.5 Die Bücher, Belege und anderen Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Geschäftsjahren und so geordnet aufzubewahren, dass auch einzelne Informationen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.

17.6 Das Aufbewahren der Bücher, Belege und anderen Unterlagen ist Aufgabe der Buchhaltung. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nummer 10 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben.

17.7 Für das Aussondern, Abgeben und Vernichten der Bücher, Belege und anderen Unterlagen gilt Nummer 6 der Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 71 SäHO entsprechend.

Fünfter Abschnitt: Prüfungen

18.Unvermutete Prüfungen 18.1 Die für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staatsbetriebes sind jährlich einmal unvermutet zu prüfen. Die für den Einzelplan zuständige oberste Behörde bestellt dafür Prüferinnen oder Prüfer, die nicht mit Anordnungs-, Zahlungs- oder Buchführungsaufgaben des Staatsbetriebes betraut sein dürfen. Für die Prüfung gilt die Verwaltungsvorschrift zu § 78 mit Ausnahme der Nummern 4 und 6.1.3 zu § 78 sinngemäß.

18.2 Bei den für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Staatsbetriebes werden unvermutete Prüfungen auch von den Kassenprüferinnen oder Kassenprüfern des Landesamtes für Steuern und Finanzen nach einer vom Landesamt für Steuern und Finanzen zu bestimmenden Reihenfolge vorgenommen.

19.Prüfung des Jahresabschlusses Der Jahresabschluss ist in entsprechender Anwendung von § 316 ff. des Handelsgesetzbuches zu prüfen. Das Nähere bestimmt das zuständige Staatsministerium mit Einwilligung des Staatsministeriums der Finanzen und im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.