52 Führung und Bestandteile der Gefangenen- und der Untergebrachtenpersonalakte (VwV-VGO-17535)

(1)Über alle Gefangenen sind Gefangenenpersonalakten zu führen, für die ein grauer Aktendeckel zu verwenden ist. Zu den Gefangenenpersonalakten zählen auch die automatisierten Dateien, soweit sie in einer den papiergebundenen Gefangenenpersonalakten vergleichbaren Weise nach Gefangenen geordnet geführt werden.

(2)Gefangenenpersonalakten werden bei der Erstaufnahme angelegt. Sie sind mit technischen oder organisatorischen Maßnahmen gegen unbefugten Zugang und Gebrauch zu schützen. Der Verbleib der Gefangenenpersonalakte ist nachzuweisen. Im Übrigen gelten die einschlägigen Datenschutzvorschriften.

(3)Werden Gefangenenpersonalakten vorübergehend versandt, sind Interimsakten anzulegen, die, soweit nicht elektronisch vorhanden, zumindest folgende Unterlagen in Kopie enthalten:

a)aktuelles Personal- und Vollstreckungsblatt,

b)Vollzugs- und Eingliederungsplan,

c)aktuelle Sicherungsmaßnahmen,

d)aktueller Suizidprophylaxebogen,

e)Dokumentation über die Aufnahmeverhandlung,

f)Aufnahmeersuchen.

In den Interimsakten sind auch die anfallenden Schriftstücke gesondert zu sammeln. Nach Rückkehr der Akten sind die Interimsakten aufzulösen. Bei Durchgangshaft und Überstellungen reichen als Personalunterlagen in der Regel der Transportschein zusammen mit dem Personal- und Vollstreckungsblatt aus.

(4)Beim Einsatz von automatisierten Verfahren ist der aktuelle Datenbestand bei Bedarf auszudrucken und in den Gefangenenpersonalakten abzuheften.

(5)Zu den Gefangenenpersonalakten sind alle Niederschriften, Verfügungen und sonstigen Schriftstücke zu nehmen, die sich auf die Gefangenen beziehen und nicht ausschließlich in gesonderte Akten gehören (Gesundheits- oder Therapieakten).

(6)In die Gefangenenpersonalakten werden nach folgender Ordnung aufgenommen:

a)zur 1. Heftnadel Unterlagen über die persönlichen Daten der Gefangenen; hierzu zählen insbesondere die Formblätter:

aa)Personalblatt,

bb)Vollstreckungsblatt,

cc)Aufnahmeverhandlung,

dd)Aufnahmeverfügung,

ee)Personenbeschreibung,

ff)Ergebnis ärztlicher Untersuchungen,

gg)Zugangsgespräch,

hh)Unterlagen und Ergebnisse des Diagnoseverfahrens sowie über die Erstellung und Fortschreibung des Vollzugs- und Eingliederungsplans,

ii)Übersicht über Vollzugsmaßnahmen,

jj)icherungsmaßnahmen,

kk)Dokumentation über Maßnahmen der Suizidprophylaxe (als letztes Blatt auf der 1. Heftnadel),

ll)Abwesenheitsnachweis,

mm)Belehrungen nach den gesetzlichen Vorschriften,

nn)Übersicht über monetäre und nichtmonetäre Ansprüche.

b)zur 2. Heftnadel Vollstreckungsunterlagen; hierzu zählen insbesondere:

aa)Überhaftersuchen,

bb)Strafzeitberechnungen,

cc)Entscheidungen über eine Herausnahme aus dem Jugendstrafvollzug,

dd)Entscheidungen über vorzeitige Entlassungen,

ee)Entlassungsersuchen,

ff)Absehen von der weiteren Vollstreckung nach § 456a der Strafprozessordnung mit Belehrung,

gg)Beschlüsse und Belehrungen über die Führungsaufsicht nach § 68 des Strafgesetzbuchs ,

hh)Unterlagen zur Elektronischen Aufenthaltsüberwachung

ii)Schriftstücke zur strafvollzugsbegleitenden gerichtlichen Kontrolle bei angeordneter oder vorbehaltener Sicherungsverwahrung gemäß § 119a des Strafvollzugsgesetzes .

c)zur 3. Heftnadel sonstige Schriftstücke in der Reihenfolge ihres Entstehens.

(7)Schriftstücke der 2. Heftnadel sind getrennt nach jeder Haftsache unter Verwendung eines mit der laufenden Nummer des Vollstreckungsblattes versehenen Trennblattes, in der Reihenfolge ihres Eingangs abzulegen. Eingehende Schriftstücke werden fortlaufend unter der jeweiligen Haftsache abgelegt. Jede Haftsache erhält in der Reihenfolge ihres Eingangs eine römische Ziffer. Unter einem Trennblatt „weitere Verfahren“ können Schriftstücke geführt werden, die sich nicht auf eine in der Vollstreckung befindliche Sache beziehen (beispielsweise Ermittlungsverfahren, Strafverfahren ohne Aufnahmeersuchen, Strafanzeigen). Schriftstücke der 3. Heftnadel sind mit fortlaufenden arabischen Ziffern zu foliieren. Wird es erforderlich, einen weiteren Band anzulegen, ist das unter der 1. und 2. Heftnadel abgeheftete Schriftgut in den neuen Band umzuheften. Die 3. Heftnadel sollte einen Umfang von 250 Blatt nicht überschreiten.

(8)Mit Übertritt in die Sicherungsverwahrung ist eine gesonderte Untergebrachtenpersonalakte anzulegen, für die ein Aktendeckel in anderer Farbe zu verwenden ist. Auf Untergebrachtenpersonalakten sind die Regelungen zur Gefangenenpersonalakte entsprechend anzuwenden, soweit nichts anderes bestimmt ist.