76. Zu § 76 Aufwandsentschädigungen (VwV-SaechsBesG-21471)

76.1 Entschädigungsvoraussetzungen 76.1.1 Aufwandsentschädigungen dienen der Erstattung dienstbedingter Aufwendungen. Sie werden zur Abgeltung solcher Aufwendungen aus dienstlichem Anlass gewährt, die sich aus der Art der Dienstaufgabe zwangsläufig ergeben und nicht durch die Besoldung aus dem übertragenen Amt oder durch Entschädigungen auf Grund besonderer Vorschriften abgegolten werden. Die Gewährung einer Aufwandsentschädigung ist nur dann zulässig, wenn die zugrundeliegenden Aufwendungen ausschließlich dienstlich erforderlich und deshalb dem Dienstherrn zuzurechnen sind, weil er den Besoldungsempfänger veranlasst, Aufwendungen zu machen, ohne die dieser außerstande wäre, die ihm übertragenen dienstlichen Aufgaben zu erfüllen. Typische Anwendungsfälle liegen vor, wenn auf eigene Kosten Schutz- oder Berufskleidung angeschafft werden muss (zur Zulässigkeit einer Teilzeitkürzung des Dienstkleidungszuschusses bei einem teilzeitbeschäftigten Polizeibeamten im Hinblick auf die Richtlinie 97/81/EG des Rates vergleiche VGH München, Urteil vom 6. September 2023, 3 B 23.733).

Die Vorschrift geht davon aus, dass es jedem Besoldungsempfänger zumutbar ist, dienstlich veranlassten Aufwand in gewissen Grenzen ohne weitere Entschädigung selbst zu tragen. Ein Aufwand kann somit nur insoweit erstattet werden, als diese Grenzen überschritten sind. Bei der Frage der Zumutbarkeit ist ein strenger Maßstab anzulegen, da die durch Gesetz geregelte Besoldung nicht im Verwaltungsweg durch weitere Leistungen zur Bestreitung des allgemeinen Lebensunterhaltes ergänzt werden darf (grundlegend BVerwG, Urteil vom 8. Juli 1994, 2 C 3/93, Rn. 10; vergleiche auch Nummer 3.2.1). Regelmäßig ist entstehender Aufwand durch die Besoldung (einschließlich etwaiger Stellen- und Erschwerniszulagen) mit abgegolten. Je höher der Besoldungsempfänger besoldet ist, desto höher liegen auch diese, an der Zumutbarkeit auszurichtenden Grenzen, wobei nicht in jedem Fall eine Staffelung der Aufwandsentschädigung nach Besoldungsgruppen erforderlich ist. Aufwandsentschädigungen dürfen insbesondere nicht gewährt werden, um damit eine besondere Arbeitsbelastung, Mehrarbeit oder Dienst zu ungünstigen oder wechselnden Zeiten abzugelten oder einen besonderen Anreiz für die Übernahme eines Amtes oder einer Funktion zu bieten. Eine Aufwandsentschädigung liegt nicht mehr vor, wenn sie der Höhe nach die üblicherweise mit der Wahrnehmung der Tätigkeit verbundenen Unkosten erheblich übersteigt (BVerwG, Beschluss vom 27. September 2012, 2 B 92/11). Denn die Erstattung dienstbedingter Aufwendungen darf den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen; andernfalls würde es sich um eine unzulässige Nebenbesoldung handeln.

76.1.2 Die Gewährung von Aufwandsentschädigungen ist weiterhin nur zulässig, wenn der Haushaltsplan Mittel hierfür zur Verfügung stellt. Wegen § 51 SäHO dürfen Personalausgaben, die nicht auf Gesetz beruhen, nur geleistet werden, wenn dafür im Haushaltsplan Ausgabemittel zur Verfügung gestellt sind. Mindestanforderung für die Zulässigkeit ist, dass die Aufwandsentschädigung in den Erläuterungen des Titels, aus dem sie gezahlt werden sollen, der Art nach besonders aufgeführt sind (vergleiche zum Beispiel Erläuterung in Kapitel 03 12 Titel 422 01 des Haushaltsplans 2025/2026 zur VwV Aufwandsentschädigung Kriminalitätsbekämpfung). Im Übrigen wird auf den Grundsatz hingewiesen, wonach durch den Haushaltsplan Ansprüche nicht begründet werden (§ 3 Abs. 2 SäHO).

76.1.3 Der Aufwand braucht nicht im Einzelfall abgerechnet zu werden, sondern darf in typisierender und pauschalierender Weise abgegolten werden. Die Entschädigung ist dabei an den tatsächlich anfallenden notwendigen Kosten auszurichten und realitätsnah festzusetzen (BVerwG, Urteil vom 19. August 2004, 2 C 41/03, Rn. 10; OVG Bautzen, Urteil vom 9. Dezember 2005, 2 D 7/04, Rn. 20). Voraussetzung hierfür ist, dass aufgrund tatsächlicher Anhaltspunkte oder tatsächlicher Erhebungen nachvollziehbar ist, dass und in welcher ungefähren Höhe dienstbezogene finanzielle Aufwendungen typischerweise entstehen. Als abgeltbarer dienstbezogener Aufwand kommt nicht schon eine allgemein aufwändigere Lebensführung in Betracht. Auch genügen bloße Mutmaßungen über dienstbezogene finanzielle Aufwendungen ohne hinreichende, eine wirklichkeitsnahe Schätzung ermöglichende tatsächliche Anhaltspunkte nicht für die Gewährung einer Aufwandsentschädigung.

76.2 Verordnungsermächtigung Entsprechend dem Grundsatz, wonach Aufwandsentschädigungen als nicht unmittelbare Besoldungsbestandteile durch die jeweiligen Fachressorts geregelt werden, enthält Absatz 2 für diese eine Verordnungsermächtigung zur Gewährung von Aufwandsentschädigungen an Kommunalbeamte und Beamte der sonstigen der Aufsicht des Freistaates Sachsen unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, wobei das Einvernehmen des Staatsministeriums der Finanzen als für das Besoldungsrecht zuständiges Ressort erforderlich ist. Auf der Grundlage der Vorgängerregelung wurde beispielsweise die Kommunaldienstaufwandsentschädigungsverordnung erlassen.