5 Geschäftsbehandlung (VwV-VGO-17535)

(1)Schriftstücke und Aktenvermerke dürfen nur auf Grund einer Sachverfügung, die mit Tagesangabe und leserlichem Namenszeichen zu versehen ist, zu den Gefangenenpersonalakten genommen werden. Änderungen sind mit leserlichem Namenszeichen unter Angabe des Datums der Änderung zu bescheinigen. Für Eingaben in automatisierte Dateien, die zu den elektronisch geführten Bestandteilen der Gefangenenpersonalakte gehören, gilt Entsprechendes.

(2)Von ausgehenden Schreiben ist ein Doppel mit einer Sachverfügung zu den Akten zu nehmen. Bei Verwendung eines Formulars genügt eine Sachverfügung, die die Bezeichnung des Formulars und des Empfängers der Mitteilung enthält; Zusätze sind inhaltlich wiederzugeben.

(3)Aus dem IT-Fachverfahren elektronisch erzeugte Schriftstücke dürfen abweichend von den Absätzen 1 und 2 auch ohne Sachverfügung zu den Gefangenenpersonalakten genommen werden, wenn der Bearbeiter ausgewiesen ist.

(4)Sofern Schriftstücke von Gefangenen zu unterschreiben sind und diese die Unterschrift verweigern oder nicht leisten können, ist hierüber unter Angabe von Datum und Gründen ein Vermerk auf den Schriftstücken anzubringen.