KomHKV · Buchführung, Inventar und Inventur
§ 30 Buchführung (KomHKV-260363)
Die Gemeinde hat Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung für Gemeinden zu führen, in denen die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung abgebildet werden. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden. Die Bedeutung von verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbolen muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein. Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Die Bücher sind nach dem geltenden Produkt- und Kontenrahmen zu führen. Die Konten des Produkt- und Kontenrahmens können durch die Einrichtung von Unterkonten weiter untergliedert werden.
Die Konten der Bilanz, der Ergebnis- und der Finanzrechnung werden in einem geschlossenen System geführt. Aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle sind die Zahlungen für den Ausweis in der Finanzrechnung durch eine von der Gemeinde bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. Die Ermittlung darf nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen.
Bei der automatisierten Datenverarbeitung (DV-Buchführung) ist unter Beachtung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sicherzustellen, dass
1.geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden und
2.der Tätigkeitsbereich „Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren“, der Fachbereich und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.